Если вы хотите упростить расчет фондов, установите и настройте под свое заведение систему учета Контур.Маркет, которая каждый месяц будет формировать расчет заработной платы по заданному плану.

Структура фонда оплаты труда

Фонд оплаты труда в ресторанном бизнесе формируется из таких категорий:

Ставка

Фиксированная оплата труда за утвержденный период времени. Ставки начисляют:

• Помесячно для управляющих, бухгалтерского и маркетингового отделов.

• Понедельно для линейного персонала.

• По сменам для линейного персонала.

• По дням для линейного персонала.

• По часам для линейного персонала.

Ставки могут быть двойные и полуторные. Например, за переработку или работу в выходные дни. Привычный всем месячный фонд оплаты труда гораздо реже используют для расчета с линейным персоналом.

Что еще входит в фонд оплаты труда?

В состав фонда оплаты труда обязательно входят:

Премия

Формируется у всех индивидуально. Чаще всего премии сложно прогнозировать на месяцы вперед, но владельцу все равно стоит закладывать их фонд в план ФОТ. Как вариант — максимально возможные. Премии могут начисляться на весь штат сотрудников за выполнение всех планов. Обычно это не более 10% от общего ФЗП. А распределяет премии между сотрудниками управляющий или директор.

Процент

В ресторанном бизнесе встречаются разные бонусы для команды. В зависимости от проекта, типа заведения, общего плана продаж, себестоимости блюд и многих других факторов. Часто привязывают к проценту от товарооборота, что не есть всегда правильно.

Например, когда официантам устанавливают мотивацию — процент от личного выторга. Они, конечно, стараются продать самые дорогие позиции из меню. Но ведь далеко не все из них рентабельные.

Официанты не всегда имеют открытый доступ к информации о товарообороте, и это логично, потому что открывать подобные документы для персонала может быть опасно. Поэтому зачастую они просто не доверяет такой мотивации.

Проценты также могут начисляться для персонала, который имеет влияние на конечный финансовый результат. Например, на оптимизацию затрат: закупщики, технологи и т. д.

В примере ниже приведен расчет начисления процентов для всей команды, и для каждой категории команды он разный и формируется, исходя из различных достижений.

• Ежедневные бонусы тоже закладываются в план ФОТ. Например, если у вас внезапно забронируют корпоратив и персоналу придется задержаться или доработать без чаевых. Мгновенный бонус будет очень кстати.

• Нематериальная мотивация.  Для поддержания командного духа так же необходимо применять такую мотивацию и закладывать затраты на нее. Дни рождения сотрудников, праздники, корпоративы, личные события команды.

Что не входит в фонд оплаты труда

Бывают случаи, когда рестораторы закладывают в расходы на ФОТ пункты, которые не имеют к нему отношения. К примеру, подобные статьи расходов:

1. Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск.

2. Полная или частичная оплата коллективного питания персонала. Это считается компенсационными выплатами.

3. Разовая материальная помощь отдельным сотрудникам в связи с семейными обстоятельствами: оплата лечения, оздоровление детей или погребение.

4. Взносы на социальное страхование.

5. Пособия и другие выплаты за счет средств фондов социального страхования.

6. Пособие по временной нетрудоспособности.

7. Пособие по беременности, родам и декретные выплаты.

8. Расходы на платное обучение, стажировку и повышение квалификации сотрудников.

9. Командировочные расходы.

10. Стоимость рабочей формы, ее замена и ремонт.

11. Транспортные расходы до места работы и назад.

Как рассчитать фонд оплаты труда для ресторана

Для того чтобы корректно рассчитать фонд оплаты труда у вас на руках должен быть общий план дохода и стратегия по его достижению. «Формула фонда оплаты труда» для рестобизнеса считается в среднем, как 18–27% от товарооборота, в зависимости от концепта и формата заведения. 

После общего планирования доходов нужно:

• составить гипотезу штатного расписания;

• расставить персонал по позициям;

• учесть праздничные, выходные дни и возможные переработки. В этом вам поможет маркетинговая стратегия.

Начислить предполагаемый зарплатный фонд, все премии и бонусы и вывести итоговый бюджет в процент от планируемого товарооборота.

Для чего нужно планирование фонда оплаты труда, когда и как его лучше проводить

Планирование фонда оплаты труда на предприятии — это индивидуальный момент для каждого проекта. То, что подошло и работает в одном кафе, далеко не факт, что также сработает и у вас. Начнутся жалобы персонала о невыплате денег. Затем текучка кадров.

Грамотный управляющий должен рассчитать и спланировать эти расходы. Лучше всего это делать к концу третьей недели текущего месяца, когда уже есть предварительный анализ и готовится бюджет на следующий месяц.

Каждое подразделение (кухня, бар, зал) подает свой план расходов и расписание персонала, а управляющий формирует ФОТ.

Анализ использования фонда оплаты труда

От анализа фонда зависит качественная и продуктивная работа заведения. Контролировать выполнение плана мы рекомендуем ежедневно. Но, к сожалению, не всегда администраторы и менеджеры готовы этим заниматься. Как минимум нужно делать еженедельные срезы, чтобы сразу заметить изменениями и быстро реагировать на динамику.  

Оптимизация фонда оплаты труда, что стоит внедрять

Чаще всего при спаде товарооборота собственник или управляющий первым делом решает урезать ФЗП и сокращать штат.  Крайне не рекомендуем так делать. Любая оптимизация ФОТ несет за собой потерю в продуктивности всего бизнеса.

Оптимизировать ФОТ можно, если вы точно спрогнозировали спад товарооборота, который подтвержден анализами предыдущих месяцев или сезона.

Какие бывают налоги на ФОТ

Чаще всего первым в ресторанном бизнесе начинают оптимизировать налогообложение фонда оплаты труда, что тоже очень рискованно. По ОКВЭД, предусмотренным для ведения ресторанного бизнеса, есть конкретные требования по штатному расписанию, и их нужно соблюдать.