Как заполнить декларацию 6‑НДФЛ: инструкция, особенности и нюансы
Порядок заполнения и представления расчета по форме 6-НДФЛ утвержден приказом Минфина России от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@. На практике бухгалтеры нередко сомневаются, какие данные указать в расчете в различных нестандартных ситуациях: если начисление и выплата зарплаты приходятся на разные периоды, если «детские» вычеты превышают сумму дохода, если работодатель не делает начислений своим сотрудникам и прочее. Чтобы облегчить процесс заполнения расчета, мы подготовили инструкцию, где в доступной форме объединили требования законодательства и разъяснения чиновников по многочисленным спорным вопросам.
Общие требования к оформлению и представлению расчета по форме 6‑НДФЛ
Кто заполняет |
Налоговые агенты: организации, предприниматели, нотариусы, адвокаты и представительства иностранных организаций в РФ, которые выплачивают физическим лицам зарплату, вознаграждение по гражданско-правовым договорам, дивиденды и прочие виды доходов (ст. 226 НК РФ). |
За какой период составляется |
За первый квартал, за полугодие, за девять месяцев, за год. |
Куда и когда представляется |
В налоговую инспекцию:
Даты указаны с учетом совпадений отчетных дат с выходными в 2017 году. Ведь если указанная дата приходится на выходной или праздник, расчет сдается не позднее ближайшего следующего за ней рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). |
Куда сдается расчет по обособленному подразделению |
По месту учета данного подразделения (п. 2 ст. 230 НК РФ). В поле «КПП» указывается код этого подразделения. Если у организации несколько подразделений, расположенных в одном муниципальном образовании и зарегистрированных в одной ИФНС, расчеты по всем подразделениям можно представлять только в эту инспекцию. Но по каждому ОКТМО необходимо заполнить отдельный расчет. |
Куда сдается расчет при смене места нахождения |
В инспекцию по новому местонахождению с указанием КПП, присвоенного «новой» ИФНС. При этом:
|
Куда сдают расчеты предприниматели на «вмененке» и ПСН, которые наняли работников |
В ту инспекцию, где ИП состоит на учете по месту ведения деятельности (п. 2 ст. 230 НК РФ). |
В какой форме расчет представляется в налоговую инспекцию |
Через интернет посредством оператора ЭДО (электронного документооборота) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Если налоговый агент выплачивает доходы менее чем 25 физическим лицам, можно сдать расчет на бумажном носителе (п. 2 ст. 230 НК РФ). «Бумажный» расчет должен быть представлен в виде машиноориентированной формы, заполненной от руки или напечатанной на принтере. |
Что запрещено при заполнении расчета |
|
Как нумеровать и подписывать страницы |
Нумерация страниц сквозная, начиная с титульного листа. Номер указывается в поле «Стр.» на каждой странице, кроме «001», следующим образом: «002», «003» и т.д. На каждой странице в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю» ставится дата подписания и личная подпись налогового агента (руководителя организации, ИП, нотариуса и проч.), либо его представителя. |
Что делать, если необходимая информация не умещается на одной странице |
Заполняется необходимое количество страниц. Отметим, что при отправке 6-НДФЛ через интернет вопросов с нумерацией страниц и их нехваткой попросту не возникает. |
Какими чернилами заполнять расчет |
Черного, фиолетового или синего цвета. |
Как заполнять текстовые и числовые поля |
Слева направо, начиная с крайней левой ячейки или с левого края поля. Если в правой части поля остались незаполненные знакоместа, в них ставятся прочерки (например, «ИНН 5024002119--»). |
Что указывать в расчете, если суммовое значение отсутствует |
При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»). |
Каким оформить расчет для распечатки на принтере |
С использованием шрифта Courier New высотой 16-18 пунктов. Допускается отсутствие обрамления знакомест и прочерков для незаполненных знакомест. Значения полей можно выровнять по правому краю. Расположение и размер реквизитов не должны изменяться. |
Какая дата считается днем представления расчета |
|
Нужно ли сдавать «нулевой» расчет |
Если организация или ИП не выплачивали доходы физическим лицам, они не должны сдавать «нулевой» расчет. Данное правило действует и в отношении обособленного подразделения, не делавшего выплат в пользу физлиц. |
Что делать, если в расчете за прошлый период обнаружена ошибка |
Если неверно указан КПП или ОКТМО, нужно сдать два расчета: уточненный с неправильными КПП или ОКТМО и нулями по всем прочим показателям и первичный с верными КПП или ОКТМО. Если искажены доход и сумма НДФЛ, нужно подать уточнения за период, в котором допущена ошибка, и за все последующие периоды этого года. |
Заполнение расчета по форме 6-НДФЛ
Раздел 1. Обобщенные показатели
В случае выплаты доходов по разным ставкам, раздел 1 (кроме строк 060-090) заполняется для каждой их ставок
Строка 010 «ставка налога, %» |
Указывается соответствующая ставка налога, с применением которой исчислены суммы НДФЛ. |
Строка 020 «Сумма начисленного дохода» |
Указывается обобщенная по всем физлицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала года. Единовременную матпомощь при рождении ребенка, не превышающую 50 000 руб., отражать не надо. Доход в натуральной форме отражается в периоде, когда доход получен физлицом. Дивиденды, выплаченные акционерным обществом, отражаются в периоде выплаты, даже если НДФЛ перечислен в следующем периоде. Начисление, выплата и срок перечисления НДФЛ относятся к разным периодам:
|
Строка 025 «В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов» |
Указывается обобщенная по всем физлицам сумма начисленных дивидендов нарастающим итогом с начала года. |
Строка 030 «Сумма налоговых вычетов» |
Указывается обобщенная по всем физлицам сумма вычетов, уменьшающих облагаемый доход, нарастающим итогом с начала года. |
Строка 040 «Сумма исчисленного налога» |
Указывается обобщенная по всем физлицам сумма исчисленного НДФЛ нарастающим итогом с начала года. НДФЛ с дохода в натуральной форме отражается в том периоде, когда этот доход получен физлицом. НДФЛ с дивидендов, выплаченных акционерным обществом, отражается в периоде выплаты, даже если перечислен в бюджет в следующем периоде. Начисление, выплата и срок перечисления НДФЛ относятся к разным периодам:
|
Строка 045 «В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов» |
Указывается обобщенная по всем физлицам сумма исчисленного НДФЛ на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала года. |
Строка 050 «Сумма фиксированного авансового платежа» |
Указывается обобщенная по всем физлицам сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая к уменьшению исчисленного НДФЛ с начала года. |
Итого по всем ставкам: (Если раздел 1 занимает несколько страниц, строки 060-090 заполняются на первой странице) |
|
Строка 060 «Количество физических лиц, получивших доход» |
Указывается общее количество физлиц, получивших доход в налоговом периоде. Если один и тот же человек в течение года увольнялся и снова поступал на работу, его нужно считать один раз. |
Строка 070 «Сумма удержанного налога» |
Указывается общая сумма удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала года. НДФЛ с дивидендов, выплаченных акционерным обществом, отражаются в периоде выплаты, даже если налог перечислен в бюджет в следующем периоде. Начисление, выплата и срок перечисления НДФЛ относятся к разным периодам:
|
Строка 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» |
Указывается общая сумма НДФЛ, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала года. В частности, в строке 080 указывается НДФЛ с доходов в натуральной форме при отсутствии иных доходов в денежной форме. НДФЛ с натурдохода указывается в периоде, когда доход получен физлицом. Также в строке 080 указывается НДФЛ с доходов в виде матвыгоды от экономии на процентах при отсутствии иных доходов в денежной форме. Если зарплата начислена за один период, а выплачена в другом периоде, то в строке 080 расчета за период начисления ставится «0». |
Строка 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» |
Указывается общая сумма НДФЛ, возвращенная физическим лицам, нарастающим итогом с начала года. Сумма возвращенного налога отражается в периоде, когда был произведен возврат. |
Раздел 2. Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц
В разделе 2 расчета за соответствующий период отражаются только те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода.
Раздел 2 состоит из повторяющихся блоков, в каждый из которых входят строки с 100 по 140.
Один блок заполняется для одной даты фактического получения доходов. Так, для доходов, относящихся к двум датам, нужно заполнить два блока, к трем датам — три блока и т.д.
В случае, когда для доходов с одной датой фактического получения предусмотрены разные сроки перечисления, строки 100-140 заполняются для каждого срока перечисления отдельно.
Строки 100-140 заполняются без разбивки по налоговым ставкам.
Начисление, выплата и срок перечисления НДФЛ относятся к разным периодам:
- Если зарплата за декабрь выдана в январе следующего года, операция отражается в разделе 2 расчета за первый квартал следующего года.
- Если зарплата выдана в последний день периода, за который начислена, операция отражается в разделе 2 расчета за следующий период.
- Если отпускные выплачены в одном периоде, а отпуск начался в другом периоде, операция отражается в разделе 2 расчета за период выплаты.
- Если больничные за декабрь выданы в январе следующего года, операция отражается в разделе 2 расчета за первый квартал следующего года.
- Если акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору ГПХ подписан в декабре, а вознаграждение выдано в январе следующего года, операция отражается в разделе 2 расчета за первый квартал следующего года.
- Если проценты по договору займа начислены в одном периоде, а выплачены в другом, операция отражается в разделе 2 расчета за период выплаты.
Строка 100 «Дата фактического получения дохода» |
Указывается дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130:
|
Строка 110 «Дата удержания налога» |
Указывается дата удержания НДФЛ с доходов, отраженных по строке 130. Если удержать НДФЛ с натурдохода невозможно, в строке 110 ставится «00.00.0000». В случае, когда вычеты на детей превысили доход, ставится «00.00.0000». |
Строка 120 «Срок перечисления налога» |
Указывается дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ:
Если день перечисления НДФЛ приходится на выходной или праздник, указывается ближайший следующий за ним рабочий день. Если удержать НДФЛ с натурдохода невозможно, в строке 120 ставится «00.00.0000». В случае, когда вычеты на детей превысили доход, ставится «00.00.0000». |
Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» |
Указывается обобщенная сумма доходов (без вычитания удержанного НДФЛ) на дату, отраженную в строке 100. |
Строка 140 «Сумма удержанного налога» |
Указывается обобщенная сумма НДФЛ, удержанного на дату, отраженную в строке 100. Для доходов в натуральной форме ставится «0». В случае, когда вычеты на детей превысили доход, ставится «0». |
Все эти требования уже учтены в наших сервисах:
Контур.Экстерн для заполнения и сдачи электронной отчетности;
Контур.Эльба для ведения бизнеса, учета, составления и сдачи электронной отчетности ИП без бухгалтера;
Контур.Бухгалтерия для ведения бухучета, расчета зарплаты, составления и сдачи электронной отчетности ООО.