Кто и когда сдает отчетность

Кодекс предписывает сдавать 6-НДФЛ налоговым агентам, выплачивающим доходы физическим лицам. Понятие налогового агента подробно расшифровано в ст. 226 НК РФ. Чаще всего налоговыми агентами признаются работодатели (организации и ИП).

Если в течение года не было никаких начислений и выплат в пользу работников и других физлиц, НДФЛ не исчислялся и не уплачивался в бюджет, сдавать 6-НДФЛ не нужно.

Налоговый кодекс гласит, что крайний срок для сдачи годового отчета — 1 апреля (п. 2 ст. 230 НК РФ). Так как в 2018 году последний день сдачи 6-НДФЛ выпадает на выходной день, налогоплательщик имеет право отчитаться до 02.04.2018 включительно.

Актуальный бланк и порядок заполнения

До 25.03.2018 налоговые агенты отчитываются по форме, действующей с 2015 года.

Отчет по форме 6-НДФЛ после 25.03.2018 следует сдавать на новом бланке. Новый бланк утвержден Приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@ и вступает в силу начиная с представления расчета за 2017 год.

Форма и порядок заполнения изменились незначительно. Обновлены штрих-коды формы, добавлены новые коды мест представления расчета, уточнены правила заполнения для реорганизованных компаний.

При заполнении формы следует учитывать утвержденный ФНС порядок заполнения, а также контрольные соотношения (письмо ФНС РФ от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@).

Декабрьская зарплата и НДФЛ уплачены в 2017 году

Некоторые компании перечислили своим работникам зарплату за декабрь до окончания года. НДФЛ также уплатили в бюджет в декабре. Рассмотрим, как заполнить 6-НДФЛ в такой ситуации.

В разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ данные по налогу нужно отразить в строках 040 и 070.

В разделе 2 за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

Строка 100 в данном случае заполняется согласно п. 2 ст. 223 НК РФ.

Строка 110 — с учетом положений п. 4 ст. 226 НК РФ.

Строка 120 — с учетом положений п. 6 ст. 226 НК РФ.

Предположим, что зарплата работникам выплачена 29.12.2017 и НДФЛ перечислен в тот же день. Данные по зарплате нужно отразить в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 2017 год и в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2018 года.

В данном случае раздел 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2018 года нужно заполнить так:

Строка 100 — 31.12.2017

Строка 110 — 29.12.2017

Строка 120 —09.01.2018 (срок перечисления налога переносится из-за того, что 30.12.2017 выпадает на выходной день)

По строкам 130 «Сумма фактически полученного дохода» и 140 «Сумма удержанного налога» следует указать соответствующие суммовые показатели.

Декабрьская зарплата и НДФЛ уплачены в 2018 году

Если зарплата за декабрь была выплачена работникам уже в 2018 году и одновременно был перечислен НДФЛ, в годовом расчете 6-НДФЛ эти показатели отражаются только в разделе 1.

Сумма зарплаты попадет в строку 020 раздела 1, а налог нужно отразить по строке 040. При этом в годовом отчете строки 070 и 080 останутся пустыми.

НДФЛ по строке 070 нужно отразить в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2018 года. В разделе 2 в расчете за I квартал нужно отразить данные по выплаченной декабрьской зарплате.

Порядок заполнения 6-НДФЛ при перечислении декабрьской зарплаты в январе приведен в письме ФНС РФ от 29.11.2016 № БС-4-11/22677.

Излишне удержанный НДФЛ

Если бухгалтер ошибочно удержал налог с дохода работника, его нужно отразить в расчете 6-НДФЛ.

Рассмотрим пример. Работнику начислена заработная плата 10 000 рублей, исчислен НДФЛ в размере 1 300 рублей, удержанный налог составил 1 500 рублей. После обнаружения ошибки работнику возвращен излишне удержанный НДФЛ в размере 200 рублей. Все операции произошли в течение IV квартала.

В расчете 6-НДФЛ нужно отразить суммы:

Строка 040 – 1 300

Строка 070 – 1 500

Строка 090 – 200.

Декабрьский больничный

Если сотрудник болел в декабре, но получил пособие только в январе следующего года, в годовом расчете 6-НДФЛ за 2017 год данная операция не отражается.

Такой больничный нужно показать в 6-НДФЛ за I квартал 2018 года (письмо ФНС РФ от 25.01.2017 № БС-4-11/1249).

Если больничный выплачен в декабре, его нужно отразить в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 2017 год. А в разделе 2 данная операция отражается при заполнении расчета 6-НДФЛ за I квартал 2018 года.