Малоопытные специалисты, да и сами владельцы бизнеса, часто путают два этих понятия. Поможем разобраться с ними раз и навсегда.

Касса как кошелек компании

Итак, касса организации или предпринимателя — это кошелек или карман. Любые операции, в которых участвует денежная наличность, влияют на состояние кассы предприятия, то есть изменяют объем денежной массы в его кошельке.

Например, учредитель внес наличные денежные средства в уставный капитал или поступила выручка от продажи товара. Это приходные операции, которые увеличивают объем наличности компании, то есть пополняют ее кошелек. Противоположные примеры — сотрудникам выдана заработная плата наличными или переданы деньги подотчетному лицу для приобретения товаров для офиса. Это расходные операции, которые уменьшают объем наличных денег в кошельке компании.

Касса как аппарат

ККТ является более узким понятием. По сути, это инструмент для фиксации приходных и расходных операций, которые связаны непосредственно с выручкой. Касса фиксирует реализацию товаров, то есть увеличение выручки, которая, в свою очередь, увеличивает объем кассы как кошелька. Если случаются возвраты товара, ККТ фиксирует выдачу наличных средств покупателю, что уменьшает объем денежной наличности в кошельке компании.

Что общего

Помимо названия, общим между кассой как кошельком и кассой как аппаратом можно назвать следующие моменты:

• и в том, и в другом случае класса отражает изменение денежной наличности;
• и в том, и в другом случае эти операции сопровождаются оформлением приходных и расходных документов и требуют учета (см. таблицу ниже);

Соотносятся понятия очень просто: учет операций, которые прошли через ККТ, является частью всего кассового учета компании.

Таблица. Кассовые операции и документы

Кассовый учет

Далее рассмотрим, как устроить учет наличности в компании. Вне зависимости от того, есть или нет в организации ККТ, она должна вести учет кассовых операций, если работает с денежной наличностью. Существует два типа такого учета: стандартный и упрощенный.

Стандартный учет

Этот тип учета применяется по умолчанию и подходит всем субъектам бизнеса вне зависимости от их размера. Основные моменты стандартного учета заключаются в следующем:

1. При поступлении денег в кассу компании составляется приходный кассовый ордер (ПКО).
2. При расходе денег из кассы компании составляется расходный кассовый ордер (РКО).
3. Все ордера фиксируются в кассовой книге.
4. При выплате денег сотрудникам в наличной форме составляется два документа:
   • Расчетно-платежная форма Т-49;
   • Платежная ведомость Т-53.
5. Если деньги были выданы под отчет (либо представитель компании вместо этого использовал собственные средства, которые впоследствии возмещаются), составляется авансовый отчет.
6. Локальным актом утверждается лимит остатка наличных денег, то есть кассовый лимит (указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Превышать его можно только в связи с выдачей заработной платы или других выплат работникам наличными, причем не более чем на срок, включающий день получения денег со счета, день выдачи, а также выходные и праздничные дни.

Упрощенный учет

Упрощенный учет введен указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. С 1 июня 2014 года применять его имеют право субъекты малого бизнеса. Удостовериться, что компания к ним относится, можно на сайте Налоговой службы.

Упрощение заключается в следующем:

• все субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать кассовый лимит;
• предпринимателям дополнительно разрешено не оформлять ПКО и РКО, а также не вести кассовую книгу.

Обратите внимание! Заполнять формы Т-49, Т-53 и авансовый отчет при упрощенном учете обязательно для всех.

Учет операций, которые проходят через ККТ

До внедрения онлайн-ККТ учет кассовых операций был более сложным. Существовало множество форм отчетности, которые были обязательными. Теперь же при желании от них можно отказаться. Всего благодаря переходу на онлайн-ККТ отменено 9 отчетов — с КМ-1 по КМ-9. Это акты, справки и журналы, которые нужно было заполнять при тех или иных операциях, связанных с применением ККТ. Например, акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (КМ-3), журнал кассира-операциониста (КМ-4), справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6). Информация, содержащаяся в отмененных формах, теперь поступает на сервер ФНС в электронном виде.

Учет операций после внедрения онлайн ККТ

Итак, многие документы учета кассовых операций были отменены, но это еще не все. Благодаря внедрению онлайн-касс работа с оставшимися документами упростилась.

Приходные ордера

Кассовые «приходники» теперь могут формироваться в электронном виде на основе сведений, которые поступают с кассового аппарата. Эти сведения — фискальные данные — передаются в определенных форматах, которые утверждены приказом ФНС от 21.03.17 № ММВ-7-20/229.

На основе фискальных данных кассовый аппарат формирует документы:

• несколько видов отчетов — о регистрации ККТ в налоговой, об изменении параметров регистрации, об открытии и закрытии смены, о закрытии фискального накопителя, о текущих расходах;
• кассовые чеки, в том числе чеки коррекции.

На основе сведений из этих документов формируются приходные кассовые ордера. Однако кассовый аппарат для этого должен быть интегрирован с учетной системой или сервисом.

Расходные ордера

РКО также можно формировать в электронном виде. Этот документ нужен для оформления выдачи денежной наличности:

• выплаты денег физическому лицу организацией, например, выдачи зарплаты;
• выдачи денег из кассового аппарата, то есть из денежного ящика, например, при возврате товара.

Выдавая деньги из кассы, необходимо указать причину. Например, выдача заработной платы или оплата наличными поставщику. Такие операции не передаются в виде фискальных данных в Налоговую службу. О том, что средства из кассы были изъяты, ФНС узнает, сопоставив сумму денежных средств на момент открытия и закрытия кассы, а также операций за смену.

Расход средств из кассы может быть последствием возврат товара покупателем. В этом случае у кассира Есть несколько вариантов действий, выбор и выбор зависит от разных факторов.

Порядок оформления возврата зависит от разных факторов:

• от того, возвращает ли покупать товар в тот же или иной день;
• от способа расчета и возврата (наличными или электронными средствами).

Самый простой случай, когда товар возвращается в день покупки. Кассиру достаточно создать кассовый чек с признаком возврат прихода и вернуть деньги покупателю из ККТ. Сведения об операции тут же поступит на сервер ФНС.

Если товар возвращается в другой день, то возвратный чек нужно сформировать из смены, в которой этот товар был продан. Сведения в ФНС также поступят незамедлительно.

Что касается способа расчета, то здесь два варианта:

1. Если оплата производилась наличными, кассир возвращает деньги покупателю также наличными.
2. Если оплата производилась банковской картой и должна быть возвращена на нее же, то процесс может осложниться. Дело в том, что не все терминалы могут совершать возвратные операции. В этом случае порядок такой:
   • покупатель должен составить заявление на возврат товара;
   • на его основании кассир оформит расходный кассовый ордер;
   • на основе РКО составляется платежное поручение, по которому возврат может быть произведен счета организации на счет покупателя в безналичной форме либо наличными из общей кассы предприятия (не из денежного ящика кассового аппарата).

Отчет о закрытии смены

Этот отчет обязателен для всех пользователей онлайн-касс. Он служит для документирования кассовых операций, которые были произведены через аппарат. Создать его нужно не позднее, чем через 24 часа после открытия смены.

До изменений в закон 54-ФЗ существовал так называемый z-отчет. Его сведения были основанием для заполнения журнала по форме КМ-4 и справки по форме КМ-6. Теперь это не нужно, поскольку все необходимые сведения направляются в ФНС автоматически.

Если касса работает совместно с учетной системой, то сведения из отчета о закрытии смены будут получены в виде ПКО. Например, после закрытия смены на кассе, которая управляется Контур.Маркетом, пользователь получит в бухгалтерский сервис Контур.Бухгалтерия готовый приходный кассовый ордер. Однако для этого сервисы должны быть интегрированы.