Этап 1. Получаем сообщение от кассы

О том, что накопитель пора менять, касса сама предупредит пользователя, причем заблаговременно. Когда срок замены ФН будут подходить, в отчете о закрытии смены появится соответствующее предупреждение. Оно может быть таким:

• «Ресурс ФН менее 30 дней» — если истекает срок действия ключа фискального признака;
• «Память ФН заполнена» — если для записи фискальных данных осталось менее 1% объема памяти.

Важно! Будьте внимательны, не пропустите такое сообщение. Получив его, нужно готовиться к замене накопителя. Если этого не сделать, по окончании срока устройство будет заблокировано.

Блокировка ФН приведет к тому, что через кассу невозможно будет проводить продажи. Чек формироваться не будет — вместо него будет распечатан номер ошибки (215, 219, 234). Если это произошло, нужно сформировать отчет о закрытии накопителя и заменить его.

Этап 2. Выбираем новый ФН

Основным параметром при выборе накопителя является срок действия ключа фискального признака. Он может быть на 13 и 36 месяцев. Также существуют накопители, рассчитанные на 15 месяцев — их используют те же субъекты, кто должен применять 13-месячный ФН.

К накопителю, который следует использовать компании или предпринимателю, предъявляются определенные требования. Он выбирается в зависимости от того, какую систему налогообложения применяет субъект бизнеса, а также чем он занимается. Накопители на 13 месяцев рассчитаны преимущественно на торговлю при том условии, что субъект применяет общую систему налогообложения. Кроме того, такие накопители вне зависимости от налогового режима должны применять продавцы подакцизных товаров.

Если же организации или ИП оказывает услуги, то потребуется ФН на 36 месяцев. То же самое верно и в отношении субъектов бизнеса, применяющих налоговые спецрежимы. Есть исключения — выбрать накопитель с коротким сроком действия могут компании и ИП из числа в спецрежимников, которые:

• осуществляют работу сезонного характера;
• совмещают основной и специальный режим;
• находятся в отдаленных от сетей связи населенных пунктах;
• являются платежными агентами или субагентами.

Прочие важные моменты выбора

При выборе накопителя следует проверить фактический срок его службы из паспорта производителя — в нем могут быть установлены ограничения. Так, ФН-1 исполнение 2 и ФН-1.1 исполнение 4 имеют в своих паспортах запись о том, что срок их службы уменьшается до 13,5 месяцев. Это ограничение наступает при условии, что касса будет работать в автономном режиме, то есть без передачи фискальных данных в ФНС, а также в случае, когда она используется для продажи подакцизных товаров.

Также важно обратить внимание на такой момент. Каков бы ни был срок действия фискального накопителя, объем памяти у них одинаковый. И закончится он может еще до того, как наступит срок замены ФН. Так что если закон дает возможность выбора, целесообразно при большом объеме продаж остановиться на 13-месячном накопителе.

Спецрежимникам также важно помнить, что в прошлом году им разрешили применять 13-месячные накопители в качестве исключения. Напомним, тогда ФН на 36 месяцев попросту отсутствовали. Сейчас же проблем с ними нет, соответственно, субъект на спецрежиме без наличия на то оснований применять 13-месячный ФН не должен.

Если нарушить это правило, грозит штраф по части 4 статьи 14.5 КоАП. Если нарушение допустит предприниматель, его оштрафуют на 1,5-3 тыс. рублей. Юридическое лицо может поплатиться суммой 5-10 тыс. рублей.

И последнее, на что хочется обратить внимание в части выбора ФН — не стоит с этим затягивать. Иначе есть риск столкнуться с ситуацией дефицита, которая сложилась в прошлом году.

Этап 3. Меняем накопитель

Замена накопителя производится в несколько шагов.

1. Формирование отчета о закрытии смены. Важно проследить за тем, чтобы поле «Количество непереданных в ОФД» осталось пустым, то есть все фискальные данные, полученные накопителем, были отправлены в ОФД.
2. Формирование отчета о закрытии ФН. Это делается в соответствии с инструкцией производителя кассового аппарата. Отчет также передается в ОФД, о чем оператор должен прислать подтверждение.
3. Удаление старого фискального накопителя и установка нового. По закону это можно сделать самостоятельно, однако ограничение может быть установлено в договоре продавцом кассового аппарата (в этом случае может быть прекращено действие гарантии).
4. Формирование отчета «Об изменении параметров регистрации» (или фискализации). Помочь в этом также сможет инструкция производителя ККТ. Отчет должен содержать сведения об операторе фискальных данных: адрес сервера, номер порта, наименование, ИНН, адрес сайта, на котором покупатели могут проверить чеки.
5. Перерегистрация кассы на сервере ФНС.
6. Хранение старого накопителя в течение 5 лет. Лучше всего использовать для этого сейф, поскольку закон требует предотвратить несканкционированный доступ к этому устройству.

Кстати, рекомендуем совместить замену ФН и переход на новый формат фискальных данных — ФДД 1.05 или ФДД 1.1. С 1 января 2019 года формат 1.0, в котором сегодня передается большая часть данных, поддерживаться перестанет. За обновлением кассового ПО нужно обратиться на сайт производителя кассовой техники.