Заблуждение 1. В отдаленных местностях кассу нужно применять в автономном режиме

Если магазин находится в далеком поселке, то онлайн-кассу к интернету подключать не нужно. Благодаря этому можно сэкономить порядка 3 тыс. рублей в год, ведь заключать договор с ОФД не потребуется.

Отчасти это утверждение верно, однако оно требует весьма серьезных пояснений. Причем их сразу три.

Об отдаленных местностях

Есть понятие «местность, отдаленная от сетей связи». Критерии отнесения населенных пунктов к таковым приведены в приказе Минкомсвязи России от 05.12.16 № 616. Численность населения в таких местностях не превышает 10 000 человек. В каждом регионе составлен и утвержден перечень таких отдаленных местностей.

Что касается применения там ККТ, то ее можно использовать в автономном режиме. Это значит, что сведения о продаже будут накапливаться в памяти аппарата (фискальном накопителе), а передаваться в ФНС не будут. Настроить аппарат для работы в автономном режиме нужно в момент его регистрации в Налоговой службе.

Таким образом, далеко не в любом отдаленном населенном пункте можно применять кассовую технику в автономном режиме. Чтобы не ошибиться, следует свериться с перечнем местностей, отдаленных от сетей связи.

Об экономии

Когда истечет срок действия фискального накопителя, его нужно будет заменить. Потребуется это и в некоторых других случаях. В этот момент ИФНС попросит владельца автономной кассы представить данные со старого ФН для проверки. В теории можно принести в инспекцию сам накопитель, чтобы специалисты считали данные с него при помощи специального устройства — USB-адаптера.

На практике же неизвестно, будет ли в распоряжении каждой ИФНС в отдаленных местностях такое устройство или нет. При его отсутствии владельцу кассового аппарата придется обращаться в центр техобслуживания ККТ (ЦТО) с тем, чтобы специалисты скопировали информацию с фискального накопителя на цифровой носитель (флешку). Такая услуга оценивается в 2,5-3 тыс. рублей. Кроме того, стоит учесть и временные затраты. Поездка в ЦТО рискует затянуться — процесс копирования информации с ФН может занять несколько часов. Затем придется отвозить флешку с информацией в налоговую...

Итак, процесс предоставления данных с автономной кассы в ИФНС не так уж прост и дешев. И в итоге экономия на договоре с оператором ОФД покажется сомнительным бонусом.

О правах и обязанностях

Так как же быть предпринимателям в отдаленных местностях, вошедших в упомянутый выше перечень? Представители налоговых органов дают такие рекомендации: все-таки лучше подключать онлайн-кассы к интернету и передавать данные через ОФД в ФНС. Такое право у бизнесменов есть, ведь закон не обязывает их использовать ККТ в отдаленных местностях в автономном режиме, а лишь разрешает это.

Что в итоге

Таким образом, магазины в отдаленных местностях, входящих в утвержденный перечень, могут использовать кассы в автономном режиме. Однако все же стоит рассмотреть возможность подключения к ОФД, поскольку это избавит от множества проблем с передачей сведений в налоговую инспекцию.

Не стоит бояться перебоев в работе интернета. При его отсутствии сведения будут копиться на ФН, а когда связь появится, они отправятся на сервер ОФД. Но важно, чтобы интернет работал хотя бы 1 раз в 30 дней, тогда нарушений и блокировки фискального накопителя не будет. В качестве альтернативного канала связи можно использовать мобильный интернет (3G).

Заблуждение 2. Неработающая более 30 дней касса блокируется

Предприниматель осуществляет какой-либо сезонный вид деятельности. Например, продает саженцы или занимается ландшафтным дизайном. Соответственно, как минимум полгода кассовый аппарат ему не нужен. Но говорят, что если касса не работает 30 дней, то она блокируется. Как быть?

Чтобы развеять этот миф, нужно понимать, из-за чего происходит блокировка. «Виной» тому опять же фискальный накопитель. ККТ блокируется тогда, когда он перестает сформировать фискальный признак документа. А без него не может быть создан чек.

Блокировка фискального накопителя

ФН хранит информацию о продажах и передает ее в ОФД. После передачи информации накопитель получает подтверждение, что она доставлена. Если этого не происходит, ФН начинает отсчитывать дни с момента передачи. Если подтверждение не приходит в течение 30 дней, накопитель блокируется, то есть перестает формировать фискальный признак. В итоге касса не может выбить чек.

Естественно, это неспроста — того требуют положения закона 54-ФЗ, а именно пункт 1 статьи 4.1. Исключение сделано только для случаев, когда касса работает в автономном режиме.

Как быть при сезонных работах?

Из сказанного выше следует, что блокировка фискального накопителя происходит в том случае, если он не получил подтверждение о передаче данных. В этом и кроется ответ на вопрос: как отключить кассу, если она не нужна? Важно проследить за тем, чтобы на ФН не осталось непереданных сведений, то есть были получены подтверждения об отправке всех документов.

Как узнать, чтоб все документы переданы? Для этого на кассе нужно распечатать отчет о текущем состоянии расчетов, после чего закрыть смену. В отчете есть поле «Количество непереданных ФД» — оно должно оставаться пустым. После этого можно просто выключить кассу до лучших времен. Когда вновь наступит сезон продаж, достаточно будет просто ее включить и пользоваться, как обычно.

Важно! При этом следует следить за тем, чтобы не истек срок действия ключа фискального признака ФН. Он равен 13 (15) или 36 месяцев. В моменты простоя ККТ течение срока «годности» фискального накопителя не приостанавливается.

Когда возможна блокировка

Из сказанного выше следует, что ФН может быть заблокирован в таких случаях:

1. Окончился срок его действия. Здесь поможет только замена. Следует сформировать отчет о закрытии фискального накопителя, заменить его и перерегистрировать кассу в ФНС.
2. В накопителе остались незакрытые документы, то есть не переданные в ОФД либо те, по которым так и не поступило сообщение о приеме. Чтобы это устранить, необходимо подключить ККТ к интернету. Накопитель обменяется данными с сервером ОФД, после чего ККТ вновь заработает.

Что в итоге

Новые кассовые аппараты можно использовать в любом режиме: каждый день или на протяжении всего пары месяцев в году. Соответственно, если в кассе нет необходимости, целесообразно ее отключить. Перед этим нужно убедиться, что в фискальном накопителе не осталось непереданных документов.

Заблуждение 3. На выдачу чека у продавца есть 5 минут

Чек должен выбиваться при расчете, а это 5 минут с того момента, как получены деньги.

Здесь верна только первая часть утверждения. Чек, действительно, должен формироваться в момент расчета. Однако ни про какие 5 минут в 54-ФЗ ничего не сказано. А вот то, что же считать моментом расчета, следует пояснить более подробно.

Момент расчета

Расчеты, как известно, могут проводиться в двух вариантах:

• при непосредственном контакте продавца и покупателя, то есть как в обычном магазине;
• без такого контакта, то есть посредством электронного платежа (покупка через интернет с оплатой на сайте банковской картой либо средствами электронных кошельков).

В первом случае все просто: покупатель в магазине платит наличкой или картой — это и есть момент расчета. При оплате электронными средствами удаленно чек направляется покупателю в электронном виде, однако с определением момента расчета в этом случае есть сложности.

Например, при оплате покупки картой происходит следующее. Денежные средства не сразу списываются со счета клиента, а замораживаются на нем на какой-то срок. Это называется холд. При этом продавец получает уведомление о том, что средства от покупателя поступят в установленный срок. Это может быть несколько часов или несколько дней. Покупатель не может распоряжаться заблокированными средствами, но и к продавцу они пока не поступили.

Что в этом примере считать моментом расчета? Будет ли считаться таковым блокировка денежных средств на счете покупателя или же поступление этих средств к продавцу? Тут на помощь приходит Минфин. В письме № 03-01-15/22629 чиновники поясняют, что в данном случае момент расчета — это блокировка средств на карточке покупателя. Таким образом, сформировать чек следует тогда, когда продавец получит от банка уведомление о том, что средства на счете покупателя заблокированы.

Если же холд отсутствует, то моментом расчета считается поступление денег продавцу. Соответственно, и чек нужно формировать непосредственно после получения средств на счет.

Что в итоге

Итак, ни о каких 5-ти минутах после получения денег в законе не говорится. Зато говорится о моменте расчета, поэтому важно определить его правильно (для принятия оплаты удаленно). Например, интернет-магазин может указать в оферте, что расчет считается произведенным с 10:00 до 11:00 часов дня, следующего за тем, когда денежные средства от покупателя поступили на расчетный счет продавца.