Кто-то предлагает «закрывать» табель первым рабочим днем следующего месяца, кто-то — последним рабочим днем текущего месяца. Многие специалисты полагают, что несмотря на праздник и выходной в табеле должна стоять последняя дата текущего месяца. Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных правовых актах не говорится, какой вариант является правильным. В новости рассмотрим плюсы и минусы каждой точки зрения и составим собственное мнение.

Что такое табель учета рабочего времени

Согласно статье 91 Трудового кодекса работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Для такого учета компании и предприниматели должны ежедневно заполнять табель учета рабочего времени. Существуют две формы табеля — Т-12 и Т-13 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Работодателю нужно выбрать любую из этих форм и закрепить свой выбор в учетной политике.

На каждой из двух форм табеля учета рабочего времени есть поле, предназначенное для даты составления. Обычно кадровики указывают здесь последнее число месяца: 31 января, 28 (или 29) февраля и т.д. Но иногда последний день приходится на субботу, воскресенье или праздник. В такой ситуации возникают сомнения, какой датой «закрыть» табель. Возможны три варианта: проставить первый рабочий день следующего месяца, проставить последний рабочий день текущего месяца, либо, несмотря на выходной, указать последний календарный день текущего месяца. Рассмотрим подробно каждый из этих вариантов.

Вариант первый: «закрыть» табель первым рабочим днем следующего месяца

Этот вариант не подходит работодателям, которые находятся на основной системе налогообложения (ОСНО). Причина в том, что они признают расходы в том периоде, к которому эти расходы относятся независимо от времени фактической выплаты денег (п. 1 ст. 272 НК РФ). Что касается зарплаты, то ее включают в расходы в последний день месяца, за который она начислена. Таким образом, зарплата за январь должна быть начислена 31 января, зарплата за февраль — 28 (или 29) февраля и т.д. При этом основанием для начисления зарплаты (и, как следствие, для отражения расходов) служит табель учета рабочего времени. И если зарплата за январь начислена и отражена в налоговых регистрах 31 января, а табель «закрыт» февралем, у инспекторов, скорее всего, возникнут сомнения относительно обоснованности подобных затрат.

То же относится и к приказу о премировании по итогам месяца. Если приказ о январской премии датирован февралем, то работодателю на ОСНО придется учесть эту премию в затратах февраля. В противном случае проверяющие, очевидно, зафиксируют нарушение.

Иначе обстоят дела для работодателей на «упрощенке». При списании затрат они придерживаются кассового метода, закрепленного в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ. В частности, зарплату они учитывают в расходах не на последнее число месяца, а в тот день, когда деньги фактически выданы сотрудникам. Поэтому для «упрощенщиков» приемлемо подписать табель учета рабочего времени в следующем месяце.

Вариант второй: «закрыть» табель последним рабочим днем текущего месяца

На этом варианте можно остановиться только в случае, когда ни один сотрудник не работает в праздники и выходные. Тогда у кадровиков и бухгалтеров есть уверенность, что сведения, занесенные в табель, не будут скорректированы. Так, если 31 января приходится на субботу, и все работники компании трудятся только с понедельника по пятницу, то табель допустимо «закрыть» 30 января.

Если же в штате есть работники со сменным графиком, чьи смены приходятся на выходные или праздничные дни, то подписать табель до окончания месяца не удастся. Иначе кадровой службе придется оформлять корректировочный табель, а это потребует дополнительного времени, усилий, и может привести к возникновению путаницы.

Вариант третий: «закрыть» табель последним календарным днем текущего месяца

Многие специалисты полагают, что даже если последнее число месяца выпадает на субботу, воскресенье или праздник, табель можно «закрыть» этой датой. Но у данного подхода есть и противники. Их основной аргумент звучит так: поскольку на табеле стоит дата, совпадающая с нерабочим днем, значит, кадровик трудился в нерабочий день. Отсюда следует, что за этот день ему необходимо начислить зарплату, причем в повышенном размере.

Точно такая же логика применима к ситуации, когда предприятие работает круглосуточно, а рабочий день кадровика заканчивается, например, в 18.00. Получается, что в последний календарный день месяца он задержался, чтобы «закрыть» табель, и работодатель обязан оплатить переработку.

На наш взгляд, указанные доводы несколько надуманны. Действительно, никто и никогда не требовал от работодателей оплачивать работу в новогоднюю ночь сотрудникам, которые проводили инвентаризацию по состоянию на 31 декабря. Очевидно, что фактически инвентаризацию делали позже, а именно в первые рабочие дни января наступившего года. Тем не менее, на инвентаризационной ведомости ставится дата 31 декабря.

Кроме того, не следует забывать о правиле, закрепленном в части 3 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Правило гласит, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, то непосредственно после его окончания. С нашей точки зрения это означает, что днем составления табеля учета рабочего времени должен быть последний календарный день месяца, а момент фактического «закрытия» табеля не столь важен.