Из чего состоит аванс и когда его платить

Законодательство не содержит такого понятия, как аванс. Бухгалтеры именуют авансом часть зарплаты за первую половину месяца.

Работодатель обязан выплачивать зарплату минимум два раза в месяц. При этом выплаты должны быть не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Таким образом, аванс нужно выдать в установленный день с 16 по 30 (31) число текущего периода.

Обратите внимание. Если сотрудник напишет заявление с просьбой выдавать ему зарплату один раз в месяц, работодатель не вправе исполнить волю сотрудника (письмо Роструда от 01.03.2007 № 472-6-0). Установленная периодичность выплаты зарплаты распространяется и на совместителей (письмо Роструда от 30.11.2009 № 3528-6-1). Выдавать заработную плату один раз в месяц нельзя — это нарушение трудового законодательства.

Так как аванс является частью зарплаты, при его расчете следует учитывать (ч. 1 ст. 129 ТК РФ):

• оклад (тарифную ставку);
• поощрительные выплаты (в зависимости от условий, прописанных в Положении об оплате труда).

В аванс не включаются (Постановление Минтруда РФ от 11.09.1995 № 49):

• районные коэффициенты;
• процентные надбавки за работу в неблагоприятных климатических условиях;
• премии и другие стимулирующие выплаты.

Учитывать ли премии при выплате аванса, зависит от положений локальных правовых актов предприятия. Например, заработная плата сотрудника состоит из оклада (10 000 рублей) и премии за выполнение должностных обязанностей. Премия составляет 100 % от оклада ежемесячно — 10 000 рублей. Таким образом, работник ежемесячно получает 20 000 рублей при условии, что месяц отработан полностью. В данном случае компания может выплачивать часть премии при выдаче аванса. Главное, прописать порядок выплат во внутренней документации.

Если премия выплачивается за достижение определенных показателей, ее целесообразно выдавать при окончательном расчете за месяц. Например, премия менеджера по продажам может зависеть от полученных оплат от покупателей или количества заключенных договоров — эти данные известны лишь по завершении месяца.

Организация должна самостоятельно принять решение об учете различных доплат и надбавок при расчете аванса. Компенсационные доплаты за сверхурочную работу, совмещение и т. п. — это составные части зарплаты (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). С этим фактом не так давно соглашался и Минтруд в своем письме от 18.04.2017 № 11-4/ООГ-718. В августе 2017 года Минтруд высказал противоположную точку зрения, заявив, что компенсационные выплаты следует учитывать только при окончательном расчете заработной платы (письмо Минтруда РФ от 10.08.2017 № 14-1/В-725).

Размер аванса

На практике можно встретить несколько способов расчета зарплатного аванса:

• компания рассчитывает аванс исходя из отработанных дней;
• компания рассчитывает аванс в процентах от установленного оклада;
• компания устанавливает фиксированную сумму аванса в рублях.

Расчет аванса пропорционально отработанному времени

Контролирующие органы считают такой способ расчета оптимальным и наиболее достоверным. Данную позицию, в частности, выказали Минтруд в своем письме от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660 и Роструд в письме от 08.09.2006 № 1557-6.

Формула расчета аванса:

Аванс = оклад / норма рабочего времени * фактически отработанное время за первую половину месяца

В зависимости от порядка расчета и выплаты аванса на конкретном предприятии в данную формулу могут быть включены суммы дополнительных выплат за первую половину месяца.

При расчете аванса пропорционально отработанному времени у бухгалтера могут возникнуть проблемы, если, к примеру, работник заболеет во второй половине месяца. НДФЛ следует удерживать при окончательном расчете с работником за месяц. Если вторую часть месяца сотрудник будет отсутствовать на работе, налог будет удерживать не с чего. Поэтому специалисты рекомендуют при расчете аванса использовать корректирующий коэффициент 0,87.

Пример. Оклад работника составляет 25 000 рублей. В месяце 20 рабочих дней, 10 из них приходится на первую половину месяца. Во второй половине месяца работник 9 дней был в отпуске без сохранения заработной платы. Таким образом, всего за месяц отработано 11 дней (20 – 9).

Рассчитаем аванс. 25 000 : 20 х 10 х 0,87 = 10 875 рублей.

Рассчитаем зарплату за месяц. 25 000 : 20 х 11 = 13 750 рублей.

НДФЛ составит: 13 750 х 13 % = 1 788 рублей.

Бухгалтер сможет полностью удержать налог при выплате зарплаты за месяц. В итоге на руки работник получит 1 087 рублей (13 750 – 10 875 – 1 788).

Если в данном случае не применить корректирующий коэффициент, полностью удержать НДФЛ не получится.

Расчет без коэффициента 0,87 при тех же условиях.

Рассчитаем аванс. 25 000 / 20 * 10 = 12 500 рублей.

Рассчитаем зарплату за месяц. 25 000 / 20 * 11 = 13 750 рублей.

НДФЛ составит: 13 750 * 13 % = 1 788 рублей.

Зарплата, причитающаяся работнику за вторую половину месяца: 13 750 – 12 500 = 1 250 рублей.

Как видно из расчета, сумма НДФЛ превышает остаток зарплаты (1 788 > 1 250). Бухгалтер не сможет удержать сумму налога полностью.

Расчет аванса в процентах от оклада

Данный способ чаще всего применяют для расчета аванса. Если установить верный процент, сумма аванса не будет противоречить нормам законодательства.

Многие компании платят 40% от оклада. Действительно, такой подход позволяет получить наиболее точную сумму аванса. Важно учесть, что при выплате аванса работодатели не удерживают НДФЛ. Поэтому если установить аванс в размере 50 % от оклада, вторая часть зарплаты за вычетом налога будет меньше аванса. Минздравсоцразвития считает, что обе части зарплаты должны быть приблизительно одного размера (письмо от 25.02.2009 № 22-2-709).

Рассчитывая аванс в процентах от оклада, нужно обязательно учитывать реально отработанные дни. Если работник первую половину месяца отсутствовал на работе (например, был в отпуске), аванс ему не полагается.

Фиксированная сумма аванса

Аванс не может быть одинаковым для всех работников. Зарплата зависит прежде всего от квалификации работника, объема работ, должностных обязанностей и т.д. (ст. 132 ТК РФ). Кроме того, аванс должен быть соразмерен отработанным дням.

Если компания установит фиксированную сумму аванса в рублях, придется платить аванс даже когда работник в отпуске, на больничном или отсутствует на работе по другим причинам. Такой способ будет противоречить законодательству.

НДФЛ и страховые взносы с аванса

В общем случае НДФЛ с аванса не платится, так как доход у работника признается лишь по окончании месяца.

Налог придется направить в бюджет, если дата выплаты аванса выпадет на последний день месяца (Определение Верховного Суда РФ от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804). Дело в том, что датой получения дохода в виде оплаты труда признается именно последнее число месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). А в день получения дохода необходимо удержать НДФЛ.

Страховые взносы следует перечислять при выплате заработной платы один раз в месяц, но не позднее 15-го числа (ст. 431 НК РФ).

Ответственность работодателя за невыплату аванса

За невыплату аванса предусмотрены штрафы (ч. 6 ст. 5.27 КоАП):

• от 10 000 до 20 000 рублей заплатят виновные должностные лица;
• от 30 000 до 50 000 рублей заплатит организация;
• от 1 000 до 5 000 рублей заплатит ИП.

Штрафы за повторное нарушение составят:

• для должностных лиц — от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
• для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей;
• для ИП — от 10 000 до 30 000 рублей.

Как проще рассчитать аванс, зарплату, налоги и взносы?

Выплачивайте зарплату, устанавливайте аванс, рассчитывайте налоги и взносы с зарплаты в дружелюбном онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия. Он позволит всегда быть в курсе изменений законодательства и следить за правильностью учета и расчетов в любом месте и в любое время.