Служебная командировка — это поездка сотрудника за пределы места постоянной работы, чтобы выполнить поручение руководителя. Если у сотрудника разъездной характер работы, то его поездки командировками не признаются.

Разберемся, что нужно оформить перед поездкой, что выдать командированному и как составить отчет после возвращения сотрудника. Особенности отношений с командированным сотрудником, а также порядок оформления документов закреплены в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Документы перед командировкой в 2017 году

Любая командировка ограничена по времени — срок поездки устанавливается в приказе руководителя. Если нужно, командировку продлевают, также на основании приказа.

Приказ о направлении в командировку в 2017 году составляют на основании устного распоряжения директора или служебной записки работника. В служебной записке стоит указать цель командировки и примерную сумму, необходимую для поездки.

Командировочное удостоверение и служебное задание оформляются, если такие документы предусмотрены в локальных нормативных актах. По закону такие документы необязательны, но позволяют контролировать выполнение задачи.

Аванс на командировку в 2017 году

На основании распоряжения руководителя или завизированной служебной записки командированному работнику выдаются подотчетные денежные средства. Если гостиница и проездные билеты оплачены по безналичному расчету, сотруднику понадобятся только суточные.

Сколько выдать суточных, решает руководитель. Нормы закрепляются в нормативных актах организации. При этом размер суточных может зависеть даже от занимаемой должности. Максимально допустимый размер суточных, как и минимальный уровень таких выплат, законом никак не ограничивается (подп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Многие компании устанавливают суточные для российских командировок в размере 700 рублей. Объяснение этому есть вполне логичное: суточные, не превышающие 700 рублей, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Кроме того, с суточных в пределах этой суммы не придется начислять страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Для заграничных поездок удобный лимит суточных — 2 500 рублей, эта сумма также не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Авансовый отчет по расходам в командировке в 2017 году

Чтобы списать расходы по командировке в 2017 году, бухгалтер составляет авансовый отчет. Для этого командированный работник должен представить все первичные документы, подтверждающие расходы. Сдать документы и остаток денег сотрудник должен в течение трех рабочих дней.

Стандартные расходы обычно такие (ст. 168 ТК РФ):

• суточные;
• затраты на проезд;
• оплата проживания.

Кроме перечисленных трат, в командировке могут возникнуть и другие расходы.

Суточные выплачиваются за столько дней, сколько продлится командировка. Дату начала и окончания служебной поездки можно определить по проездным билетам.

Если работник отправляется в путь на автомобиле или ином транспорте, принадлежащем ему на праве собственности или арендованном, необходимо составить служебную записку. Она понадобится и при поездке на служебном транспорте. Служебную записку, в которой, в частности, указываются и сроки поездки, работник прилагает к авансовому отчету. Подтвердить расходы на бензин нужно с помощью чеков АЗС и путевых листов.

Расходы на проезд возмещаются на основании приложенных билетов (ст. 264 НК РФ). Чтобы подтвердить полет на самолете, нужен билет (маршрут-квитанция) и посадочный талон, который подтвердит посадку на борт самолета (письма Минфина России от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296, от 29.01.2014 № 03-03-07/3271). К учету можно принять и распечатанные электронные билеты.

Поездку по железной дороге работник подтверждает билетом на поезд. Если оформлялся электронный билет, поездку подтвердит контрольный купон билета (письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-03-07/42273). Затраты на постельное белье, выдаваемое проводником, также можно включить в расходы организации.

Затраты на такси от вокзала или аэропорта до места проживания (места командировки) тоже можно включить их в расходы. Аналогичный вывод — в письмах Минфина России от 14.06.2013 N 03-03-06/1/22223 и от 08.11.2011 N 03-03-06/1/720.

Обратите внимание: если командированный работник потерял проездные билеты, справку о подтверждении поездки можно взять у перевозчика.

Затраты на проживание подтверждаются документами, оформленными гостиницей. При наличном расчете гостиница должна выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности. Если командированный сотрудник жил в съемной квартире, расходы можно подтвердить подписанным договором аренды. К нему следует приложить копии документов о праве собственности.

Проводки по расходам на командировки в 2017 году

После того, как авансовый отчет утвержден, хозяйственные операции нужно отразить в бухгалтерском учете.

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44) ― КРЕДИТ 71

— списаны расходы на билеты, на проживание, прочие;

ДЕБЕТ 19 ― КРЕДИТ 71

— выделен НДС со стоимости проездного билета или оказанных услуг;

ДЕБЕТ 50-3 ― КРЕДИТ 60 (76)

— поступили билеты в кассу компании (приобретены для командированных сотрудников);

ДЕБЕТ 71 ― КРЕДИТ 50-3

— выданы из кассы проездные билеты.