Как подготовиться к проверке трудовой инспекции? Разбираемся в деталях
Главный орган, контролирующий порядок соблюдения трудового законодательства, — федеральная инспекция труда (ст. 354 ТК РФ). На уровне регионов надзор за соблюдением норм ТК РФ и других нормативных актов компаниями и ИП осуществляют государственные инспекции труда (ГИТ).
Виды проверок, порядок их проведения, основания для проверок зафиксированы в ст. 360 ТК РФ, Постановлении Правительства РФ от 01.09.2012 № 875, Федеральном законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ и в других нормативных правовых актах, касающихся трудового права.
Полномочия проверяющих инспекторов закреплены в ст. 357 ТК РФ.
ГИТ может проводить различные проверки: документарные (на территории ГИТ на основании представленных документов), выездные (на территории работодателя), плановые и внеплановые.
Плановые проверки ГИТ
Кандидатом для плановой проверки может стать абсолютно любой работодатель.
Исключение! Субъекты малого предпринимательства освобождены от плановых проверок ГИТ до 31.12.2018 (ст. 26.1 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ).
Любая компания или ИП может посмотреть список работодателей, которых ожидает плановая проверка. Актуальные планы проверок можно найти на сайтах Роструда и Генеральной прокуратуры.
Плановая проверка проводится один раз в три года (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Для некоторых видов деятельности плановые проверки могут проводиться чаще (п. 9 ст. 9 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ).
О плановой проверке работодатель должен быть извещен минимум за три дня до ее начала (п. 46 Приказа Минтруда РФ от 30.10.2012 № 354н).
Собрать копии необходимых документов и передать проверяющим по их запросу работодатель должен в течение 10 рабочих дней (п. 52 Приказа Минтруда РФ от 30.10.2012 № 354н).
С 01.01.2018 года трудовые инспекции должны использовать при плановых проверках проверочные листы.
Внеплановые проверки ГИТ
Основания для проведения внеплановой проверки перечислены в ст. 360 ТК РФ. В некоторых ситуациях ГИТ может явиться к нарушителю без предупреждения.
Трудовые инспекторы придут к работодателю, если:
- работодатель не устранил выявленные ранее нарушения в сфере трудового законодательства;
- поступило обращение о нарушении трудового законодательства и иных правовых актов. Заявление могут написать как работники конкретного предприятия, так и любые физические и юридические лица, которым стало известно о фактах нарушения законодательства;
- поступил запрос работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте в соответствии со ст. 219 ТК РФ;
- получен приказ от федеральной инспекции труда.
Чаще всего причиной внеплановой проверки служат заявления работников. Работники могут жаловаться на плохие условия труда, на задержку заработной платы, на отсутствие трудового договора и т.д. Работник может подать жалобу лично в инспекцию или написать электронное обращение на сайте Роструда.
Онлайн-сервис для самостоятельного выявления нарушений
Чтобы любая проверка проходила успешно, можно самостоятельно проверять свою организацию на наличие нарушений.
На сайте Роструда есть специальный сервис с проверочными листами. Здесь можно проверить трудовые договоры, документы по охране труда, правомерность привлечения к работе в выходные и т.д. Для этого достаточно ответить на предлагаемые вопросы.
По итогам анализа сервис сформирует акт, в котором будут видны допущенные компанией нарушения. С помощью этого акта работодатель сможет устранить ошибки до прихода трудовых инспекторов.
Что проверяет трудовая инспекция
Для проверки ГИТ может затребовать различные виды документов в зависимости от основания проверки. Конкретный перечень документов, которые имеет право проверять инспекция, законом не установлен.
ГИТ вправе проверить документы за любой период в пределах установленных сроков хранения.
В первую очередь ГИТ проверяет:
- наличие и порядок заполнения трудовых договоров;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- трудовые книжки и книгу их учета;
- приказы по личному составу (прием, перевод и т. д.);
- правомерность работы в выходные дни и сверхурочно;
- порядок и своевременность предоставления отпусков;
- порядок и сроки выдачи зарплаты;
- соблюдение правил охраны труда;
- наличие положения о персональных данных;
- порядок оформления на работу и условия труда для иностранцев, инвалидов, несовершеннолетних граждан и т.п.
Распространенные нарушения
Рассмотрим типичные нарушения работодателей:
- отсутствуют необходимые документы. Есть ряд документов, которые обязательно должны быть в компании (положение о персональных данных, штатное расписание, различные журналы учета документов и т.д.). Если инспектор не обнаружит нужного документа, он выпишет штраф;
- ошибки в оформлении кадровых документов (нет подписи работников в приказах и договорах, в трудовом договоре не прописаны обязательные условия и т. п.);
- работники давно не были в отпусках, отсутствует график отпусков, ошибки в расчете отпускных;
- установлена зарплата ниже МРОТ (ст. 133 ТК РФ);
- зарплата выдается один раз в месяц (ст. 136 ТК РФ);
- работники уволены незаконно;
- вместо трудового договора заключен договор ГПХ (ст. 15 ТК РФ);
- не проведена специальная оценка условий труда;
- нарушены права декретниц.