Формы сведений персонифицированного учета

Существует несколько разновидностей форм, в которых подаются сведения персонифицированного учета. Названия форм и случаи, в которых их следует подавать, представлены в таблице:

Когда и за кого подавать СЗВ-СТАЖ

Сроки сдачи отчетности в ПФР закреплены в ст. 11 закона № 27-ФЗ.

СЗВ-СТАЖ — это отчет за календарный год. За истекший 2018 год работодатели должны отчитаться до 1 марта 2019 года. Так как СЗВ-СТАЖ передается единым файлом совместно с формой ОДВ-1, то и для нее предусмотрены аналогичные сроки.

На практике возможны ситуации досрочной сдачи СЗВ-СТАЖ. Так, к примеру, если компания ликвидируется, то отчет СЗВ-СТАЖ за текущий год следует предоставить в течение месяца после даты утверждения ликвидационного бухгалтерского баланса (п. 3 ст. 11 закона № 27-ФЗ). Аналогичный срок представления отчета и при закрытии ИП.

При выходе застрахованного лица на пенсию работодатель обязан предоставить в ПФР форму типа «Назначение пенсии» не позже трех календарных дней со дня, когда сотрудник обратился к страхователю.

При увольнении застрахованного лица предприятие обязано выдать ему на руки оформленный только на увольняющегося отчет СЗВ-СТАЖ. При этом обязанности досрочной сдачи данного отчета в фонд у работодателя не возникает.

Контур.Экстерн поможет вам быстро и без ошибок сформировать и отправить через интернет отчет по форме СЗВ-СТАЖ (СЗВ-ИСХ, СЗВ-КОРР) и ОДВ-1.

Как заполнять форму СЗВ-СТАЖ

Мы подготовили для вас шпаргалку по заполнению формы СЗВ-СТАЖ. Цифры на бланке соответствуют примечаниям снизу.

Заполнение разделов 1–2

(1)

В поле «Регистрационный номер в ПФР» отражается регистрационный номер, присвоенный организации или ИП при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию.

В поле «ИНН» организации и предприниматели указывают ИНН, в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. У организаций ИНН состоит из 10 цифр, поэтому при заполнении необходимо в двух последних ячейках поставить прочерки (например, «5004002011—»).

В поле «КПП» организации указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения организации (обособленного подразделения). Предприниматели данное поле не заполняют.

В поле «Наименование (краткое)» указывается краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции).

(2)

В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечается тип представляемой формы:

• «Исходная» — если сведения подаются в первый раз.
• «Дополняющая» — если сведения подаются на застрахованных лиц, данные по которым не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за ошибок, содержащихся в ранее представленной отчетности, либо данные по ним в отчетности отсутствовали.
• «Назначение пенсии» — если сведения подаются на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.

(3)

В формате ГГГГ указывается год, за который представляется форма СЗВ-СТАЖ.

Заполнение раздела 3

(4)

В разделе 3 по каждому застрахованному лицу указывается следующая информация: ФИО (графы 2-4), СНИЛС (графа 5) и периоды работы с 1 января 2018 года (графы 6 и 7), в том числе периоды временной нетрудоспособности.

При заполнении придерживайтесь следующих правил:

• Фамилия, имя и отчество указываются в именительном падеже в соответствии с данными свидетельств обязательного пенсионного страхования. Фамилия и имя обязательны для заполнения. Отчество может отсутствовать, но обязательно для указания если оно есть;
• Сведения, касающиеся периодов работы, не должны выходить за рамки отчетного периода. К примеру, отчитываясь за 2018 год, даты могут быть только в пределах периода с 1 января 2018 года по 31 декабря 2018 года;
• При заполнении СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» период работы заполняется по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Заполнение граф 8–14

(5)

Код особых условий труда указывается только в случае, если за период работы в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии, уплачены страховые взносы по дополнительному тарифу или пенсионные взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

(6)

В графу 11 вносятся сведения:

• о неотработанных периодах, например отпуска, больничные и т. п.;
• периодах работы во вредных или особых территориальных условиях.

(7)

Период работы застрахованного лица по гражданско-правовому договору заполняется одним из кодов с отражением в графе 11. В случае если оплата по договору произведена в отчетном периоде, указывается код «ДОГОВОР». Если оплата за работу по договору отсутствует, указывается код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ».

При наличии других периодов, период работы по договору гражданско-правового характера должен быть первым. Если было несколько договоров гражданско-правового характера с одним лицом, нужно отразить отдельно каждый период, на который был заключен договор, чтобы даты соответствовали датам в подтверждающих документах.

(8)

«ДЛОТПУСК» указывается в том случае, когда в графе 9 указан код особых условий труда и в течение всего месяца не начислялись страховые взносы по дополнительному тарифу, потому что сотрудник находился в очередном оплачиваемом отпуске. Эти данные важны для учета льготного стажа. По иным случаям код «ДЛОТПУСК» не указывается.

(9)

В графе 12 поставьте код условий досрочного назначения пенсии по Классификатору. Эту графу заполняйте, только если за период работы в таких условиях платили страховые взносы по дополнительному тарифу.

В соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ в разделе 5 формы ОДВ-1 также отражаются общие сведения об этих застрахованных.

(10)

В графе 14 проставляется дата увольнения, если сотрудник уволился 31 декабря 2018 года (Раньше заполнялась символом «X»). Во всех остальных случаях столбик остается пустым.

При подаче сведений по всем безработным, центры занятости указывают «БЕЗР».

(11)

Разделы 4 и 5 заполняются только при формировании отчета с типом сведений «назначение пенсии».

Если за периоды, перечисленные в разделе 3, взносы на пенсионное страхование начислены (уплачены), то в разделе 4 знаком «Х» отмечается слово «да». В противном случае знак ставится напротив слова «нет».

Аналогичным образом заполняется и раздел 5 в отношении уплаченных пенсионных взносов по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения, если они были заключены.

(12)

При увольнении документ выдается на руки в последний рабочий день трудящегося.

Особенности заполнения ОДВ-1

В соответствии с п. 3.7 Постановления Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п в отчетности за 2018 год изменилось название и порядок заполнения раздела 5 формы ОДВ-1. В этом разделе теперь указываются не только сведения о тех застрахованных, за которых уплачивались взносы по дополнительным тарифам, но и тех, у кто есть право на досрочное назначение страховой пенсии, то есть при заполнении графы 9 или 12 формы СЗВ-СТАЖ.

К ним относятся врачи и младший медицинский персонал, педагоги, отдельные категории работников железнодорожного транспорта и метрополитена, водители троллейбусов, автобусов и трамваев на регулярных городских пассажирских маршрутах и др. В ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ содержится полный перечень соответствующих видов работ.

В разделе 5 формы ОДВ-1 необходимо отражать общие сведения об застрахованных, если в формах СЗВ-СТАЖ (с типом сведений — «Исходная») и СЗВ-ИСХ, представленных одновременно с формой ОДВ-1, указаны соответствующие коды условий досрочного назначения страховой пенсии. При наличии у организации нескольких подразделений, то необходимо отражать данные по каждому подразделению и профессии согласно штатному расписанию. В противном случае ПФР откажет в приеме отчетности. Придет протокол с сообщением о том, что документ не прошел форматно-логический контроль, с кодом грубой ошибки 50.

Графы 6 и 7 не должны быть пустыми при заполнении раздела 5 формы ОДВ-1.