Суть изменений

С 1 июля 2021 г.

Федеральная налоговая служба официально начинает выпускать бесплатные сертификаты юридических лиц и предпринимателей. Это будет сертификат на руководителя организации, который не подлежит копированию. Территориальные налоговые органы, начиная с конца апреля, уже выпускают сертификаты в большинстве субъектов в пилотном режиме.

С 1 января 2022 г.

Только удостоверяющий центр Федеральной налоговой службы РФ (далее — УЦ ФНС) и его доверенные лица смогут выдавать сертификаты юридическим лицам и предпринимателям.

Удостоверяющий центр ЦБ РФ будет выдавать сертификаты банкам, удостоверяющий центр Федерального казначейства России - бюджетным организациям.

Сотрудники компаний и уполномоченные лица будут обязаны применять в работе сертификаты физических лиц. Возможность подписывать документы юридических лиц у сотрудников будет только при наличии электронной доверенности, подписанной сертификатом руководителя, полученным в УЦ ФНС. Сертификаты физлиц нужно будет получать в удостоверяющих центрах, аккредитованных по новым правилам.

Изменения затронут все организации. Переходный период продлится полгода: с 1 июля 2021 г. до 1 января 2022 г. Пока не все процессы отлажены и прозрачны, некоторые нормативные документы находятся в стадии разработки. Мы отслеживаем все изменения, корректируем наши системы и помогаем пользователям переходить на новые методы работы. В скором времени в сервисе Контур.Экстерн будут добавлены инструкции, какой алгоритм должны соблюдать организации, чтобы выполнять свои обязательства по отчетности перед контролирующими органами.

Настройка сертификата УЦ ФНС

Если в Экстерне вы планируете пользоваться сертификатом УЦ налоговой, необходимо дополнительно приобрести:

1. Носитель, для осуществления записи на него сертификата и ключа электронной подписи.

• Если у вас уже есть Рутокен Лайт, полученный при подключении к Экстерну, то сертификат УЦ ФНС можно записать на него. Объем памяти Рутокен Лайт — 64 Кб, позволяет записать до 15 контейнеров с сертификатами.
• Подойдут носители: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ и другие, которые соответствуют требованиям ФСБ или ФСТЭК. Сертификат соответствия ФСТЭК России для ключевого носителя, который понадобится для получения сертификата в УЦ ФНС, можно получить, обратившись в наш сервисный центр.
• Обращаем ваше внимание, в некоторых регионах в налоговой инспекции запрашивают пустой токен. В этом случае необходимо скопировать все контейнеры с сертификатами и ключами на другой носитель либо на компьютер, чтобы в дальнейшем у вас была возможность расшифровать отчетность или активировать в Экстерне режим хранения расшифрованных документов.
• В случае, если у вас нет токена, его необходимо приобрести, обратившись в наш сервисный центр.

2. Лицензия СКЗИ КриптоПро CSP.

Лицензия устанавливается на каждое рабочее место, с которого в компании будут работать с сертификатом УЦ ФНС. В Контуре можно приобрести лицензию КриптоПро на 12 месяцев или бессрочную.

Использование сертификата физлица и сертификата УЦ ФНС для входа в Экстерн

Если для входа в Экстерн вы будете использовать сертификат физлица, вам необходимо заранее указать телефон или логин и пароль для входа. Первый раз осуществите вход по ним, далее сможете входить по сертификату.

В Экстерне мы предупредим вас о том, что необходимости указать данные для входа, если их еще нет. Но это можно сделать уже сейчас, кликнув на Ф.И.О. пользователя в Экстерне в правом верхнем углу. Если вы будете входить с сертификатом УЦ ФНС, то, вероятно, не заметите никаких изменений и войдете в сервис как и всегда. Но если этого не произойдет, в Экстерне вам будет предоставлена инструкция, что нужно сделать для входа.

Выбор сертификата для подписи

Рассмотрим, как подписывать отчетность в контролирующие органы сертификатом руководителя, выданным УЦ Федеральной налоговой службы, либо сертификатом физлица.

Отчетность в Федеральную налоговую службу, Росстат

Чтобы отправить отчетность в ФНС и Росстат, вам необходимо будет выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в реквизитах плательщика как сертификат для подписи.

Отчетность в Пенсионный фонд РФ

Для сдачи отчетности в ПФР, вам, как и раньше, нужно будет в первую очередь передать в ПФР регистрационные данные с информацией о сертификате. У вас будет возможность выбрать в списке сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица.

При отправке отчета СЗВ-ТД, а также документов ЗПЭД и УПУП сертификат необходимо выбрать перед отправкой, в списке сертификатов появятся сертификаты физлица и сертификаты УЦ ФНС.

Если вы отправляете в ПФР только отчеты СЗВ-ТД, можно не отправлять регистрационную информацию.

Отчетность в Фонд социального страхования

При отправке отчета вы сможете выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в списке.

Если сотрудник планирует отправлять документы с сертификатом физлица, в первую очередь ему необходимо зарегистрироваться на портале ФСС и передать бумажную доверенность старого образца.

Многопользовательский режим работы в сервисе Экстерн

Ранее, в целях добавления пользователя в Экстерн, требовалось приобрести дополнительное рабочее место и сертификат. В июле реализована возможность добавлять в Экстерн пользователей, не выпуская на них сертификат в процессе покупки, но у них должен быть сертификат физлица. Таким образом, при переходе в разные компании у сотрудника может оставаться на руках один и тот же сертификат физлица.

Как добавить в Экстерн нового пользователя, вне зависимости от наличия сертификата:

• Сотрудник с правами администратора в Экстерне заполняет приглашение, где указывает e-mail нового пользователя, и отправляет его.
• Новый пользователь может принять приглашение, войти в Экстерн и по желанию привязать свой сертификат для входа. Далее он сможет входить либо по сертификату, либо по логину-паролю.

Дополнительные пользователи смогут осуществлять вход в Экстерн любым удобным способом: с сертификатом, по логину-паролю или указав код из СМС.

Электронные доверенности

С 1 января 2022 г. работники компаний смогут получать и использовать в работе только сертификаты физических лиц. В таком сертификате нет данных о организации, только Ф.И.О. сотрудника. Для того, чтобы представлять интересы организации и подписывать от ее имени документы, сотруднику нужно будет получить электронную доверенность. Ориентировочно в июле появятся нормативно-правовые акты, которые утвердят электронную доверенность. Мы следим за всеми изменениями и готовим решение, которое предоставит возможность использовать ее в сервисах Контура. Федеральная налоговая служба станет первой системой, с которой можно будет взаимодействовать по электронной доверенности.

Электронные доверенности для отчетности в налоговую

Электронная доверенность является подтверждением, что у физического лица есть полномочия сдавать за организацию какие-либо документы в ФНС. Подписывается она сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС.

Электронная доверенность заменит текущую бумажную доверенность, подписанную руководителем.

Формат электронной доверенности представителя налогоплательщика для отправки документов в Федеральную налоговую службу прописан в проекте приказа и начнет действовать с 1 июля 2021 г. Но новый алгоритм работы, с переходом на сертификаты физлиц и электронные доверенности, станет обязательным только с 1 января. То есть, в течение полугода переходного периода будут актуальны одновременно и старый и новый сценарии работы.

Как отправить электронную доверенность в Федеральную налоговую службу

То, что мы сейчас рассмотрим, является прототипом. Как в итоге будет выглядеть в сервисе Экстерн работа с электронными доверенностями, может не совпадать от представленными изображениями.

В Экстерне в «Реквизитах плательщика» в блоке «Подписание документов» можно будет выбрать сертификат физлица и далее нажать на кнопку «Добавить доверенность».

Появятся варианты:

1. «Заполнить» — отобразится окно, в которое необходимо внести информацию.
2. «Есть принятая электронная доверенность» — если до этого вы уже работали в другой системе отчетности с сертификатом физлица, предусмотрена возможность просто ввести данные действующей электронной доверенности.

Руководитель сможет выдать права на отправку отчетности в конкретную ИФНС, а не во все сразу, но Экстерн по умолчанию будет считать, что доверенность подходит для всех инспекций.

Подготовка и отправка электронной доверенности

Возможны две ситуации:

1. У вас есть доступ к сертификату руководителя, выданному УЦ ФНС. В этом случае нужно выбрать кнопку «Подписать и отправить». Допустим, руководитель находится не далеко от вас и можно попросить его подойти со своим сертификатом.
2. У вас нет доступа к сертификату руководителя от УЦ ФНС. Тогда нажимайте на кнопку «Запросить подпись», в открывшемся окне укажите электронную почту руководителя, при необходимости можете оставить комментарий и нажмите «Отправить».

В «Реквизитах плательщика» будет зафиксирована дата отправки запроса на подпись руководителю, а в списке организаций появится статус «Доверенность ожидает подписи».

После подписания руководителем доверенности по ссылке из полученного письма, вы увидите уведомление в Экстерне и сможете отправить доверенность в Федеральную налоговую службу. Далее ожидайте ответ от налоговой.

Если вы получили отказ от ФНС, вы сможете посмотреть причину отказа и переоформить доверенность.

Если налоговая приняла доверенность, вы сможете отчитываться за организацию, информация из доверенности будет подтягиваться в сообщение о представительстве, отправляемом вместе с отчетами.

Отзыв электронной доверенности

В ряде случаев электронную доверенность нужно отозвать, например, если физлицо больше не является сотрудником обслуживающей бухгалтерии и не должно иметь полномочий подписывать документы за компанию.

Отзыв электронной доверенности представляет собой формализованный документ, который подписывается сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС.

Отозвать доверенность можно в «Реквизитах плательщика» в блоке доверенности. Заполните форму отзыва и направьте ее, подписав сертификатом руководителя или заранее запросив подпись от руководителя. После получения ответа от ФНС о том, что отзыв принят, доверенность перестанет действовать.

Наши рекомендации

Мы рекомендуем настроить альтернативный способ для входа в сервис Экстерн. Благодаря этому вы сможете не допустить ситуации, когда вы не сможете зайти в Экстерн с новым сертификатом. В личном кабинете Экстерна в «Настройках входа» заполните электронную почту, пароль и телефон. Надежнее указывать номер телефона, так как в таком случае вы сможете войти в Экстерн, даже если забудете логин для входа.

Чтобы даже в переходный период при смене сертификата у вас был доступ к своим документам из отчетности в ФНС и Росстат, активируйте настройку «Хранение расшифрованных отчетов». Далее установите на компьютер Контур.Архив, с помощью которого можно хранить и расшифровывать документы из отчетности в ФНС, ФСС, Росстат, а также требования ФНС, формализованные ответы на них и первичные (подтверждающие) документы к отчетам. Контур.Архив загружает и расшифровывает документы за выбранный промежуток времени, после чего продолжает скачивать новые документы из Экстерна. В итоге у вас всегда будет доступ к полному актуальному архиву отчетности.

До 1 января 2022 г. действуют два способа работы в Экстерне: с сертификатами, выпущенными коммерческими удостоверяющими центрами, и с сертификатами, выданными УЦ Федеральной налоговой службы. Обращайте внимание на уведомлениями в Экстерне, мы будем информировать вас, что делать, чтобы переход на новые сертификаты прошел без ошибок.