Что такое POS система?

Открывая новое заведение, у предпринимателей появляются вопросы:

• Как вести учет оплат?
• Как следить за остатками?
• Как выдавать чеки гостям и т.д.?

Все эти процессы невозможно реализовать без системы учета, бумажные бланки и Excel — здесь неэффективны. Первое, что нужно сделать после ремонта помещения и закупки оборудования — выбрать и установить программу автоматизации.

POS система это программа, которая автоматизирует работу заведения, помогает вести детальный складской и финансовый учет.

Современная система учета должна интегрироваться с дополнительным оборудованием, например, банковским терминалом для приема оплат картой или со сканерами для быстрого добавления товара в чек. В целом, POS систему можно назвать единым организмом, без которого работа заведения может остановиться, — гость не получит заказ или чек, а ресторан выручку.

Структура POS системы и ее типы

Для начала нужно разобраться из чего состоит пос-система для ресторана, чтобы понять как все работает. По своей структуре система состоит из:

• сервера,
• терминала продаж,
• бэк-офиса,
• дополнительного оборудования.

Еще несколько лет назад нужно было устанавливать громоздкие, моноблоки и сервер в заведении, чтобы надежно хранить информацию и иметь к ней доступ. Сейчас для полноценной системы учета достаточно небольшого планшета, это экономит деньги на закупку оборудования и пространство на рабочем месте. Мало того, преимущество современных программ автоматизации: удобный интерфейс и быстрая обучаемость персонала.

Системы автоматизации делятся на два типа: стационарные и облачные. Разберем каждый тип, чтобы понять как выбрать программу для ресторана и какие есть плюсы.

Стационарные системы

Такие системы устаревшие и дорогие, так как сама программа и ее обслуживание стоит немало, дополнительно нужно докупать сервер, оборудование и оплачивать за выезд специалиста, если что-то перестанет работать.

Обычно, стационарные системы для новых заведений выбирают предприниматели, которые в общепите уже давно и работают «по старинке», доверяя только своему опыту. Опять же, на покупку такой системы нужно потратиться, а для начинающего предпринимателя это будет сделать сложнее, ведь есть еще основные затраты на помещение, первые закупки, фонд зарплат и т. д.

Также минус стационарных систем — ограничения в выборе оборудования. Часто стационарные системы устанавливаются только на моноблоки или компьютеры с Windows, а это не самый дешевый и компактный вариант. Плюс, нужно будет выделить место на установку сервера и проследить за его безопасностью — жесткий диск могут взломать, вытащить или повредить.

Облачные системы

Облачная система компактная, недорогая и простая в установке. Вам не нужны сервера в заведении, так как все данные, хранятся в зашифрованном виде на надежных серверах.

Еще один плюс облачной программы автоматизации — не нужно вкладывать много денег в покупку системы на момент открытия. Многие сервисы уже давно работают по модели подписки, где оплата за использование системы проходит ежемесячно, что очень удобно. Еще лучше, когда можно оплатить программу на более длительный период, например, на год и при этом неплохо сэкономить, получив скидку.

Компактность и удобство

Если стационарную систему можно поставить на барную стойку или в конкретное место в заведении, куда официант будет подходить для расчета, то с облачной системой все по-другому. Приложение устанавливается на планшеты и компьютеры, чтобы официант мог обслуживать гостя и провести расчет сразу у столика с планшета.

Минусом облачной программы может быть плохая связь с интернетом в заведении. Да, некоторые облачные программы работают оффлайн, но не все время. Для того, чтобы информация о продажах и остатках была отправлена в бэк-офис, нужен интернет. Поэтому, если вы работаете в подвальном помещении или на цокольном этаже, стоит позаботиться о качественном соединении интернета и отдельной сети Wi-Fi для программы учета и оборудования.

Как работает программа для ресторана?

Начнем с того, что программа учета состоит из бэк-офиса и терминала для продаж, которые связаны между собой. В момент продажи на терминале, информация поступает в панель управления для владельца (бэк-офис) и статистика, как и складские остатки, пересчитываются в реальном времени.

Основные функции POS систем

Есть основные функции, которые должны быть в каждой системе, иначе она будет бесполезна и не повысит эффективность заведения.

Складской учет

Склад и складские остатки — это ваши деньги, поэтому важно в любой момент знать, какой остаток ингредиента остался на складе и какой по нему расход. Для полноценного учета в программе должна быть возможность просматривать отчет по движению, остатки на определенную дату и учет списаний.

Еще одна важная функция — инвентаризация. Ее нужно проводить периодически, чтобы сверять остатки и оценить результат работы заведения.

С программой учета проведение инвентаризации должно стать проще — никаких бумажных бланков и составлений таблиц с нуля, все должно быть автоматическим, чтобы вам нужно было только указать фактический остаток на складе.

Финансовый учет

Хорошо, когда прибыль есть, а недостач нет, но вы должны понимать какой процент прибыли у вас идет на операционные расходы, а какой на зарплату и другие расходы. Для этого нужно вести финансовый учет в программе. Удобно, когда все категории расходов и доходов отображаются в одном отчете, так вы сможете увидеть финансовый результат работы заведения в конце месяца или квартала.

Если у вас несколько заведений, обращайте внимание, чтобы в системе учета можно было разделить финансовый отчеты по каждому заведению и счету. Ведь каждое заведение — это по факту отдельный бизнес и нужно понимать какие затраты на него идут и сколько прибыли вы получаете.

Статистика и аналитика

Статистика продаж это то, что показывает оборот заведения, его прибыль и популярные позиции. С помощью статистики вы сможете отследить какой день по продажам самый активный, какой сотрудник работает эффективнее других и какие товары приносят вам больше прибыли.

Больше о том, какие категории более прибыльные вы сможете увидеть в ABC-анализе заведения, он должен быть в программе автоматизации обязательно. Этот отчет показывает какие товары продаются больше и дают вам больше заработка, а какие нужно переделать или убрать из меню.

Программы лояльности

Скидки и бонусы — это дополнительное привлечение потенциальных гостей. Мало только создать базу гостей, в программе должна быть возможность назначить групповые или персональные скидки и бонусы.

Отдельным плюсом в системе учета будет настройка акций. Так вы сможете предлагать гостям не только личные скидки, а еще и бонусные товары, праздничные скидки. Например, с помощью систем учета можно настраивать акции «1+1=3», «Шестой кофе в подарок», которые могут действовать постоянно или в определенное время.

Онлайн-заказы

Рестораны и кафе переходят в онлайн, все больше заказов поступает на доставку, так как пандемия диктует свои правила. Независимо от того, работаете ли вы с агрегатором доставки или со своей службой, в программе автоматизации должна быть возможность приема онлайн-заказов.

Интеграции

Система учета должна быть гибкой и интегрироваться с другими сервисами, чтобы выполнять больше функций. Это может быть готовый магазин с приложениями или открытый API, чтобы вы смогли написать любую интеграцию с программой учета.

Например, интеграция с 1С для работы с документами или с Binotel для приема звонков.

Как выбрать pos систему для кафе или ресторана

Каждому типу бизнеса нужны свои функции, например, крупным ресторанам нужен интерфейс бронирования столиков, а для фастфуда — табло с заказами. Чтобы упростить вам выбор, мы отобрали основные критерии, по которым можно подобрать систему автоматизации.

Стоимость программы для учета

Цена — первое, на что обращают внимание. Стоимость программы автоматизации, если это облачный сервис, как правило, поделена на тарифы. Для каждого типа бизнеса можно подобрать свой тариф, начиная с маленькой кофеточки, заканчивая крупным рестораном.

На примере базового тарифа разберем сколько стоит программное обеспечение для кафе, а также функции, которые в нем должны быть.

1. Стоимость — 3000 руб. в месяц. Это средняя цена на тариф «Базовый» среди облачных программ. Есть тарифы и с меньшей стоимостью, но функций в них также меньше.
2. Функции тарифа «Базовый»: управление остатками на складах, работа с базой клиентов и программами лояльности, редактирование меню, ведение финансового учета, учет кассовых смен и рабочего времени персонала, прием онлайн-заказов.

В тарифы подороже обычно добавляют функции, которые нужны для автоматизации крупного ресторана или кафе: бронирование столов, экран на кухню или автоматизация доставки. Отдельно нужно ознакомиться с дополнительными платежами в программе, например, за мобильные приложения для владельца или интеграцию с сайтом.

И как итог, если сравнивать стоимость стационарной программы с облачной, то получится большая разница.

Только за установку стационарной программы и сервера придется заплатить от 60 000 руб., а еще не забываем про покупку оборудования и отдельных функций, которые вам также понадобятся. Стоимость облачного сервиса будет намного меньше — от 1500 руб. в месяц, к тому же, некоторые компании предлагают скидки при оплате на год, что поможет еще больше сэкономить.

Наличие основных функций

Выбирая тариф, смотрите какие в нем есть ограничения и какие функции доступны вам, сопоставьте каждую функцию с процессом в вашем кафе, чтобы понять нужна она вам или нет. Список основных функций, которые должны быть в любой системе автоматизации:

• контроль запасов;
• прием онлайн-заказов и автоматизация доставки;
• управление залом и столами;
• редактирование и создание меню;
• управление базой клиентов и программами лояльности;
• статистика и аналитика продаж;
• финансовые отчеты;
• наличие сторонних интеграций.

Мы подготовили краткий чеклист выбора программы для ресторана, который поможет определиться какие функции будут нужны.

1) Какое количество позиций у вас в меню?

Спланируйте ваше меню и посчитайте общее количество товаров, блюд и напитков. Не забудьте добавить к этому сезонные блюда, если они у вас планируются. Так вы сможете определиться с начальным тарифом, который вам подойдет.

2) Вы будете работать с онлайн-заказами?

Без доставки сейчас никуда, даже если вы сейчас не доставляете еду, задумайтесь об этом и обращайте внимание на функцию онлайн-заказов в программе. Вы сможете принимать заказы с вашего сайта или из приложений агрегаторов.

3) Вам нужна интеграция со сторонними сервисами?

Составьте список интеграций, которые вы хотите подключить и уточните у техподдержки сервиса автоматизации получится ли подключить их к системе. Это могут быть интеграции с 1С, Binotel или программами лояльности.

4) У вас в кафе будет возможность бронирования столиков?

Эта функция, скорее, нужна для ресторана или большого кафе. Но в период пандемии, когда загруженность заведений не должна быть 100%, гости могут захотеть забронировать столик даже в небольшом кафе.

5) Сколько у вас складов и нужен ли вам детальный отчет по ним?

Программа автоматизации должна помогать навести порядок на складах. Если складов у вас несколько, обращайте внимание, есть ли в программе возможность разграничить остатки ингредиентов по ним. Это актуально, когда у вас на одном складе хранится инвентарь, а на другом продукты. Также разделять склады и остатки принято для бара и кухни.

6) Вы будете отправлять бегунки на кухню?

Тут все зависит от размера заведения, но бегунки — это удобно. Вы можете работать как с печатными бегунками, так и с онлайн версией бегунков. Поэтому при подключении лучше сразу уточнить варианты коммуникации с кухней.

Техническая сторона вопроса

Узнайте, какое оборудование подойдет для работы системы учета, а также какое дополнительное оборудование можно подключить к программе. Все это поможет спланировать бюджет на обустройство зала различным кассовым оборудованием.

Также обращайте внимание на возможность работы программы без интернета, если это облачный сервис. Если соединение с интернетом нестабильно, это не должно влиять на работу заведения.

Наличие и качество техподдержки системы

С уверенностью можно сказать, что техподдержка — это один из важных пунктов в выборе программы. В системе может быть множество полезных функций, но если нет хорошей техподдержки, то вы можете даже не понять как они могут вам пригодиться.

Прежде чем установить программу в кофейне, изучите отзывы о системе автоматизации ресторана от других пользователей, посмотрите страницы в соц. сетях и почитайте комментарии под постами. Отзывы должны быть примерно на одинаковую оценку на разных ресурсах — это один из признаков честной оценки. Дополнительно, можно почитать комментарии на приложение в App Store и Play Маркет.

Обязательно проверьте работу техподдержки во время бесплатного тестирования. Так вы поймете, что вас ждет в будущем и сможете определиться с функциями, которые вам нужны.

Итог

Программа автоматизации — это то, что поможет вашему заведению получать больше прибыли и находить его слабые стороны. Ее стоит подбирать внимательно, опираясь на опыт коллег и количество доступных функций.

Систему автоматизации сейчас выбрать просто, так как есть большой выбор, но важно сделать это правильно и с первого раза. Во-первых, смотрите весь список функций, с которыми можно работать. Во-вторых, тестируйте программу во время бесплатного периода, разберитесь как работает программа для учета в ресторане, это поможет выявить все плюсы и минусы.