Форма и порядок представления

С 2019 года действуют две формы справки 2-НДФЛ:

• Для ИФНС — справка о доходах и суммах налога физического лица (форма 2-НДФЛ).
• Для работника — справка о доходах и суммах налога физического лица.

Различаются между собой они больше по формату, расположению и группировке сведений, состав информации в них в целом одинаков.

С 2020 года срок для представления сведений о доходах сократился — до 1 марта (ранее это нужно было сделать до 1 апреля). Таким образом, сведения за 2019 год нужно представить не позднее 2 марта 2020 года (с учетом переноса срока на ближайший рабочий день).

А вот с отчетности за 2021 год, если налог полностью удержан, справки 2-НДФЛ вообще не нужно будет представлять в налоговый орган: вся информация из них будет включена в расчет 6-НДФЛ. Если же налог удержан не полностью, об этом по-прежнему надо будет сообщать отдельно — и налоговикам, и физлицу-налогоплательщику, у которого не смогли удержать налог.

С 2020 года право сдавать отчетность на бумаге сохранится только у тех налоговых агентов, которые за год выплатили доходы максимум 10 физическим лицам. Как только количество получателей дохода составит 11 или более человек, отчетность нужно будет представлять только в электронном виде. Об этом напомнила ФНС России в письме от 15.11.2019 № БС-4-11/23242@.

В какой налоговый орган сдавать справки

По общему правилу справки представляются в тот налоговый орган, который администрирует уплату налога (п. 7 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС России от 19.12.2016 № БС-4-11/24349@).

Для «обычных» организаций без обособленных подразделений и ИП это будет инспекция по месту нахождения (жительства). Предприниматели на ПСН или «вмененке» отчитываются в ту инспекцию, где они состоят на учете по месту ведения деятельности (п. 2 ст. 230 НК РФ).

А вот если у организации есть обособленные подразделения, то чаще всего, подавать справки нужно сразу в несколько налоговых органов.

Справки о доходах, выплаченных обособленными подразделениями, подаются в инспекции по месту учета данных подразделений (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Однако с января 2020 года справки 2-НДФЛ разрешено сдавать за все обособленные подразделения, расположенные в одном муниципальном образовании (п. 2 ст. 230 НК РФ). Представлять отчетность в «свою» ИФНС может одно из таких подразделений, либо головная организация. О выборе инспекции, через которую будут сдаваться справки, нужно уведомить налоговиков по форме, утвержденной приказом ФНС от 06.12.19 № ММВ-7-11/622@. Сделать это в общем случае нужно не позднее 1 числа налогового периода (ст. 216 НК РФ). В 2020 году предусмотрено исключение — направить уведомление нужно не позднее 31 января 2020 года.

Как заполнить форму 2-НДФЛ для налоговой инспекции

Правила заполнения 2-НДФЛ за 2020 год года будут те же, что использовались при отчете за 2019 год.

В верхней части первого листа укажите номер справки, отчетный год, признак 1 и номер корректировки. Название организации укажите сокращенно, поставьте ИНН, ОКТМО и КПП.

В разделе 1 указываются ФИО, ИНН и дата рождения сотрудника.

Поставьте статус налогоплательщика. Обычно, это номер 1 — налоговый резидент. Но также могут быть другие варианты.

Укажите код документа 21 — это код паспорта.

В разделе 2 указывается общая сумма дохода и налога. Налоговая база — это разница между доходами и вычетами. Исчисленный налог равен налоговой базе, умноженной на ставку.

В разделе 3 покажите вычеты.

В приложении на второй странице формы дайте расшифровку доходов по видам и месяцам.

Как заполнить справку о доходах для сотрудников

Справка 2-НДФЛ за 2020 год для сотрудника заполняется по другой форме, чем для налоговой инспекции.

Обратите внимание, что справка 2-НДФЛ в 2020 году для сотрудников теперь называется не 2-НДФЛ, а просто справка о доходах и суммах налога физического лица.

В разделе 1 указывают сведения о работодателе: наименование, ИНН, КПП и пр.

В разделе 2 укажите ФИО физического лица, а также прочие сведения — ИНН, паспортные данные, код документа, налоговый статус, дату рождения и т.п.

В разделе 3 укажите доходы и вычеты за каждый месяц.

Обратите внимание на такой момент. Если вы применяли разные ставки налога, заполняйте несколько разделов 3 в справке.

В разделе 4 отразите вычеты, на которые вы уменьшили доход.

В разделе 5 укажите сведения о налоговой базе, а также начисленном, удержанном и перечисленном НДФЛ.

Контур.Экстерн — это удобный сервис для составления и сдачи бухгалтерской отчетности для организаций всех форм собственности, используемой системы налогообложения, масштаба и специфики бизнеса. Экстерн поможет избежать ошибок при заполнении форм учетных документов, напомнит о сроках представления отчетов по каждой вашей организации, обеспечит абсолютную безопасность и конфиденциальность передачи данных через интернет.