Ранее представители ФНС высказывали частное мнение, что если покупатель не пробивает чеки, то его следует привлечь к административной ответственности за неприменение ККТ. Но недавно появились официальные комментарии чиновников, из которых следует обратное: оформление чека — это обязанность продавца, а не покупателя или клиента. В каких ситуациях нужно руководствоваться этим выводом, а когда при выплате денег все же нужно пробить кассовый чек?

Должен ли покупатель выдать кассовый чек

Понятие «кассовый чек» прочно ассоциируется с продавцами, которые реализуют что-либо населению. Действительно, на протяжении многих лет чеки ККТ выбивали исключительно продавцы, осуществляющие наличные расчеты с физическими лицами. Поэтому сейчас трудно представить, что покупатели тоже могут выдавать чеки. Сама мысль об этом кажется абсурдной.

Тем не менее, из действующей редакции Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ можно сделать вывод, будто обязанность по использованию ККТ лежит не только на поставщиках, но и на покупателях. Так, в пункте 1 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ говорится, что контрольно-кассовая техника в общем случае применяется всеми организациями и предпринимателями при осуществлении ими расчетов. А расчеты — это прием и выплата денежных средств наличными деньгами, либо в безналичном порядке (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ). Получается, что покупатели (заказчики), выплачивающие деньги за товар, работу или услугу, должны использовать онлайн-кассы наравне с поставщиками (исполнителями).

Однако специалисты Минфина России и ФНС России предложили иную трактовку. Она основана на пункте 2 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ. Согласно этой норме, при осуществлении расчетов пользователь (если он не освобожден от применения ККТ) обязан выдать чек покупателю или клиенту. По мнению чиновников, это означает, что покупатели и клиенты только получают чеки, но не выдают их. Об этом сказано в письме ФНС России от 10.08.18 № АС-4-20/15566@ и в письме Минфина России от 25.07.18 № 03-01-15/52265.

На наш взгляд, официальной позицией чиновников можно смело руководствоваться на практике. Вероятнее всего, налоговики при проверках будут придерживаться точки зрения, обозначенной в указанных письмах, и не станут штрафовать покупателей (клиентов), которые не выдают кассовые чеки. При этом очевидно, что обязанность применять ККТ отсутствует у покупателей (клиентов) независимо от того, как именно они расплатились: наличными деньгами, картой или посредством банковского перевода.

Приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Зачастую организации или ИП покупают товары, либо оплачивают работы и услуги через подотчетное лицо. Нужно ли при подобных обстоятельствах пробивать кассовые чеки?

Здесь важно понимать, что данная хозяйственная операция состоит из двух частей. Первая часть — это взаиморасчеты между работодателем и подотчетником. Такие взаиморасчеты происходят в рамках трудовых отношений и не подпадают под действие Закона № 54-ФЗ. Поэтому при выдаче сотруднику денег под отчет, при приеме от него неиспользованной суммы, а также в случае компенсации затрат, которые работник понес при покупке чего-либо для нужд компании, применять кассовую технику не надо. Это подтвердили и специалисты ФНС России в письме № АС-4-20/15566@.

Вторая часть — это отношения с поставщиком. Они могут оформляться одним из двух способов: от имени компании или ИП, либо от имени подотчетного лица. Рассмотрим оба варианта.

Покупка совершена от имени подотчетного лица

Чаще всего сотрудник приходит в магазин в качестве обычного покупателя — физического лица. При этом работник не предъявляет доверенность, из которой следовало бы, что он действует в интересах своего работодателя. Поэтому продавец выдает подотчетнику кассовый чек. Что касается подотчетного лица, то у него нет такой обязанности по двум причинам. Во-первых, потому что он физическое лицо (а ККТ применяют только юрлица и ИП; п. 1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ), и во-вторых, потому что покупатель не пробивает чеков. Такой вывод содержится в письме ФНС России № АС-4-20/15566@.

Затем сотрудник приносит в свою бухгалтерию авансовый отчет, а в качестве подтверждающего документа прикладывает кассовый чек, полученный в магазине. Работодатель принимает стоимость покупки к расходам, но заявить вычет по НДС не может.

Покупка совершена от имени организации или ИП

Возможен и другой вариант, при котором подотчетник взаимодействует с поставщиком как представитель своего работодателя. В этом случае сотрудник предъявляет доверенность, выписанную на его имя организацией или предпринимателем. Тогда продавец (обычно это мелкооптовый склад или база) выставляет накладную и счет-фактуру, где в качестве покупателя указан не сотрудник, а работодатель. Если товар оплачен наличными или картой, то поставщик оформляет кассовый чек. Все эти документы прикладываются к авансовому отчету, и на их основании бухгалтер списывает расходы и предъявляет НДС к вычету.

Подотчетник при этом пробивать кассовый чек не должен. В письме № АС-4-20/15566@ сказано: «...при таком расчете применяется одна единица ККТ и формируется один кассовый чек. При этом ККТ применяется лицом, которое оказывает услуги (продает товары, выполняет работы)». Таким образом, выдача второго чека (т.е. чека, оформленного покупателем) не предусмотрена.

Добавим, что сейчас чек ККТ, оформленный при расчетах между компаниями и ИП, ничем не отличается от других чеков. Но с июля 2019 года в нем нужно будет обозначить ИНН покупателя (клиента), а также его наименование (т.е. название организации или ФИО предпринимателя). К тому же в таком чеке придется указать следующие сведения (при их наличии): страну происхождения товара; сумму акциза и регистрационный номер таможенной декларации.

Выплаты физлицам по договорам ГПХ

Часто у бухгалтеров возникают вопросы о том, нужно ли пробивать чеки при оплате работ или услуг, оказанных физическим лицом в рамках договора гражданско-правового характера, в частности, подряда или аренды. Тот, кто оплатил такие работы или услуги (компания либо предприниматель) является клиентом (заказчиком). По этой причине обязанность по использованию ККТ у него отсутствует. На это указали авторы письма ФНС России № АС-4-20/15566@ и письма Минфина России № 03-01-15/52265.

В каких случаях нужно оформить чек при выплате денег

Осталось понять, что же подразумевал законодатель, когда включил в понятие «расчеты» не только прием, но и выплату денежный средств. Проще говоря, разобраться, в каких случаях компания (или ИП), выплачивающая кому-либо деньги, должна пробить кассовый чек.

Частично на этот вопрос ответили авторы письма ФНС России № АС-4-20/15566@. Они напомнили, что в законе прямо упомянуты некоторые ситуации, при которых выдача денежных средств приравнена к расчетам, требующим применения ККТ. Это, в частности, выплата выигрыша в азартной игре или лотерее (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ), а также выплата денег человеку, который сдал металлолом, драгметаллы или драгоценные камни (п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Еще одна ситуация названа в письме ФНС России от 14.08.18 № АС-4-20/15707. В нем, в частности, речь идет о расчетах за приобретенные товары между работником и работодателем. Если человек покупает что-либо у своей компании, то она становится продавцом, а сотрудник выступает в роли обычного покупателя. Тогда работодатель обязан оформить кассовый чек, даже если деньги за покупку вычитаются из зарплаты работника.

Кроме того, как и прежде, кассовые чеки следует пробивать при выдаче (или переводе на карту) денег покупателям и клиентам, которые вернули товар или отказались от услуги. В этом случае в чеке ставится признак «Возврат прихода».