С 1 января 2020 г. в ТК РФ было введено новое понятие — сведения о трудовой деятельности сотрудников (Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ). Данные о трудовой деятельности заменят бумажные трудовые книжки: электронные ТК будут введены с 1 января 2021 года. Бумажные трудовые книжки уже не получат работники, которые заключат трудовой договор впервые после 31 декабря 2020 года.

Но следует отметить, что трудовые книжки в традиционном виде работодатель все равно обязан будет вести — в случае, если сотрудник сообщил о таком решении в заявлении о выборе формы ТК. До 1 июля 2020 года работодатели должны уведомить коллектив о необходимости сделать выбор (ведение бумажной трудовой или переход на электронный вариант). Каждый сотрудник обязан лично написать заявление.

Кто должен подать СЗВ-ТД в феврале?

Напомним, что с 1 января 2020 г. работодатели должны подавать новую ежемесячную отчетность в Пенсионный фонд, для формирования сведений о трудовой деятельности сотрудников. В этих целях утверждена новая форма СЗВ-ТД (Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п). Таким образом, в феврале 2020 г. — не позднее 17-го числа, некоторые страхователи впервые подадут сведения. А именно, СЗВ-ТД в обязательном порядке сдается по сотрудникам, у которых произошли кадровые события в отчетный период.

Такими событиями, в соответствии с Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П, признаются:

• прием на работу;
• перевод;
• переименование (изменение наименования) страхователя;
• установление (присвоение) второй или последующей профессии;
• увольнение;
• запрет занимать должность или осуществлять определенный вид деятельности (в соответствии с приговором суда);
• написание заявление о выборе трудовой книжки.

Обращаем Ваше внимание: заявление работника на выбор бумажной или электронной трудовой книжки — является кадровым событием! Если сотрудник выбрал бумажную ТК, это вовсе не означает, что работодатель не обязан подавать отчетность СЗВ-ТД. Наоборот, кроме электронных ТК, он должен вести и бумажные и вносить в них все кадровые события. Если же в отчетном периоде не было кадровых событий, форма СЗВ-ТД не подается. Если событий не было в течение всего года — отчетность СЗВ-ТД подается единовременно за весь 2020 год, не позднее 15 января 2021 года, сведения о трудовой деятельности работников указываются по состоянию на 1 января 2020 года.

Первая отчетность по форме СЗВ-ТД - что нужно знать?

Для сдачи первой отчетности по форме СЗВ-ТД, Вам необходимо зарегистрироваться в системе электронного документооборота Пенсионного фонда. Не менее чем за сутки до сдачи отчета работодатель обязан направить в ПФР заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (ЗПЭД). Для этого не обязательно обращаться в ПФР, реализована возможность регистрации с помощью электронной подписи через интернет. Отчет по СЗВ-ТД не будет принят без регистрации в новой системе . В бумажном виде отчет СЗВ-ТД смогут сдавать организации, штат которых составляет менее 25 зарегистрированных работников в отчетном периоде. Компании, в которых зарегистрировано 25 и более сотрудников, должны направлять сведения по СЗВ-ТД в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Особенности заполнения формы СЗВ-ТД

Обратите внимание, что наименование страхователя в графе «Реквизиты работодателя» обязательно указывать полностью. Так, если организация является ООО, в отчетности необходимо расшифровать аббревиатуру как «Общество с ограниченной ответственностью».

• Сведения о страхователе:
• Регистрационный номер в ПФР 123-456-789000
• Работодатель (наименование) Общество с ограниченной ответственностью «Утренняя роса»
• ИНН 0000000000 КПП 123456789

В случае, если изменилось наименование компании, форма СЗВ-ТД подается по всем сотрудникам. Если сотрудник написал заявление о выборе электронной или бумажной ТК, дата подачи заявления указывается в графе «Сведения о поданном заявлении». Дату заявления можно скорректировать, но для этого необходимо представить форму СЗВ-ТД и в соответствующей строке указать новую дату.

Если форма СЗВ-ТД подается впервые, в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» указываются данные о трудовой деятельности работника (о последнем кадровом мероприятии) на дату 1 января 2020 года у данного страхователя. Недопустимы сокращения и в «Сведениях о трудовой деятельности зарегистрированного лица».

Графу «Трудовая функция» следует заполнять в точном соответствии со штатным расписанием организации. Если для отдельных должностей предусмотрены ограничения или льготы — их необходимо указать по  квалификационным справочникам. Графа «Код выполняемой функции» обязательна к заполнению только с 2021 года.