Наличные под отчет

До вступления в силу новых правил подотчетные суммы выдавались на основании заявления работника. Теперь оно не требуется. Вместо этого, можно оформить распорядительный документ, например, приказ или служебную записку. Документ должен включать ФИО подотчетного лица, выдаваемую ему сумму, срок, на который она будет получена. Документ должен иметь регистрационный номер, дату и быть подписан руководителем.

Подобный документ должен быть составлен на каждую выдачу подотчетных сумм. При этом в один документ можно включить сразу несколько подотчетных лиц. Например

1. Выдать Иванову Ивану Ивановичу наличные денежные средства из кассы в размере 1000 рублей на покупку канцелярских принадлежностей на срок до 1 декабря 2017 года.
2. Выдать Петрову Петру Петровичу наличные денежные средства из кассы в размере 5000 рублей на командировочные расходы на срок до 5 декабря 2017 года.

Также теперь можно выдавать суммы лицам, которые не погасили задолженность по полученным ранее средствам. Положение Указаний Центробанка, которое запрещало такой порядок, 19 августа утратило силу.

Все сказанное выше касается подотчетных сумм, которые выдаются наличкой из кассы. Если они переводятся на карточку физлица, то составлять распорядительный документ необязательно. Однако это может быть предусмотрено внутренним регламентом компании.

Изменение по приходным и расходным ордерам

Когда окончены все расходные кассовые операции, можно выписать один расходный кассовые ордер (РКО). Он составляется на основании фискальных документов по каждой операции. Ордер можно составить в бумажном или электронном виде. Если используется электронная форма расходного ордера, то получатель может подписать его квитанцию электронной подписью.

Приходный кассовые ордер (ПКО) печатать теперь необходимости нет — его можно направить в электронном виде на email получателя. А вот отрывную часть бумажного приходника необходимо в обязательном порядке выдать на руки.

Также в Указаниях приведена уточненная последовательность действий, которые должен предпринять кассир, если сумма, указанная в электронном приходнике, не соответствует реально вносимой в кассу.

Кто может вести кассовую книгу

Из положений Указаний Центробанка, регулирующих порядок ведения кассовой книги, исключено слово кассир. Это значит, что по факту вести книгу может любой работник организации. Вместе с тем в Указаниях осталось положение о том, что в конце рабочего дня фактическое наличие денег с данными кассовых документов сверяет именно кассир. Также он должен заверить запись в кассовой книге своей подписью. Получается, что в течение дня записи в кассовую книгу может сделать любой работник, а по его окончании подписать ее должен кассир.

В заключение напомним, что предприниматели на спецрежимах — УСН, ЕСХН, ЕНВД и патенте — не обязаны вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы. А вот для всех остальных ведение кассовых операций в соответствии с указаниями ЦБ является обязательным. За нарушение этого порядка предусмотрен штраф: для организаций — 40–50 тыс. рублей, для должностных лиц или предпринимателей — 4-5 тыс. рублей.