Что представляет собой онлайн-касса

Онлайн-касса — это устройство, которое сохраняет данные о продаже товаров или услуг, передает их в налоговую через интернет и печатает чек. Все кассы, которые соответствуют требованиям закона, занесены в Реестр кассовой техники.

Алгоритм работы:

1. Кассир сканирует штрихкоды на товарах либо выбирает услуги на панели быстрого доступа, далее нажимает «Напечатать чек».
2. Касса сохраняет информацию о продаже на внутреннее устройство — фискальный накопитель.
3. Также касса отправляет сведения оператору фискальных данных (ОФД), который направляет данные в ФНС.
4. Касса печатает чек для клиента или, если произведены соответствующие настройки, отправляет чек электронно — по СМС или электронной почте.

Для чего необходима онлайн-касса

С помощью онлайн-касс государство может в режиме реального времени узнавать о выручке предпринимателей и организаций. Бизнес обязан применять в работе кассу по закону, при этом устройство значительно облегчает работу и позволяет:

• сдавать меньше отчетности. Государство уменьшает число деклараций для предпринимателей, которые нужно сдавать регулярно, так как получает сведения о продажах с касс;
• не подвергаться плановым проверкам. На весь 2022 год года все плановые проверки касс отменены, останутся только редкие внеплановые;
• вести учет товаров. В кассовых программах и личном кабинете на сайте производителя касс обычно предусмотрена возможность вести простой учет товаров или услуг. Дополнительно кассу можно интегрировать с товароучетной системой, такой как Контур.Маркет;
• проводить акции для покупателей. С помощью кассовых программ можно применять скидки и проводить акции;
• вести базу клиентов. В личном кабинете обычно сохраняется информация о покупателях, в дальнейшем их можно обзванивать или писать им, чтобы увеличить объем продаж;
• контролировать сотрудников. У владельца магазина есть возможность удаленно следить за открытием и закрытием смен, каждой продажей на кассе.

Нужна ли касса для индивидуального предпринимателя

Онлайн-касса необходима всем ИП и ООО, которые продают товары и услуги за наличные или с оплатой банковской картой.

До 1 июля 2021 г. действовали отсрочки на установку касс. Последняя была на кассу для предпринимателей без сотрудников, которые оказывают услуги или продают товары собственного производства. Но согласно новым требованиям и они обязаны установить кассу и пробивать чеки.

Кто освобожден от онлайн-касс

Индивидуальные предприниматели с отдельными видами деятельности. В законе предусмотрено исключение для предпринимателей, которые физически не могут использовать кассу. Касса не требуется для следующих категорий бизнеса:

• газетные киоски;
• продавцы ценных бумаг;
• школьные столовые;
• торговцы на рынках и ярмарках;
• продавцы товарами с тележек и с рук;
• торговцы мороженым, квасом, молоком и другими жидкостями из цистерн;
• те, кто принимают стекло и утильсырье;
• ремонтники обуви, ключей;
• няни и сиделки;
• те, кто возделывают огороды и колют дрова;
• носильщики на вокзалах;
• те, кто сдают в аренду собственное жилье;
• продавцы бахил.

Касса для ИП на патенте. Исключение распространяется не на всех, кто работает, на патенте, а только на виды бизнеса, перечисленные в законе.

Самозанятые. C 2019 года в России введен специальный налоговый режим — налог на профессиональный доход (НПД), или самозанятость. Самозанятые могут не применять онлайн-кассу, они имеют право выдавать электронные чеки через мобильное приложение. Однако для такой деятельности существуют ограничения:

• выручка не более 2,4 млн. руб. в год,
• запрещено нанимать сотрудников,
• запрещено сдавать нежилые помещения или перепродавать товары.

Те, кто принимает только безналичные расчеты. Касса не нужна, если индивидуальный предприниматель не продает ничего физическим лицам, а принимает только деньги у других ИП и юридических лиц на расчетный счет.

Разновидности онлайн-касс

На данный момент на рынке представлено 7 основных видов онлайн-касс:

• фискальные регистраторы,
• смарт-терминалы,
• автономные кассы,
• мобильные,
• облачные,
• моноблоки,
• POS-системы.

Разберем каждый вид более подробно.

Фискальные регистраторы. Это, по сути, принтеры чеков. Такие кассы не оснащены экранами, но могут хранить и передавать информацию о продажах в ОФД, печатать чеки. Для их работы потребуется компьютер или смартфон с кассовой программой.

Смарт-терминалы. Устройства, которые совмещают в себе планшет и онлайн-кассу. Могут быть с сенсорным экраном или с кнопками.

Автономные онлайн-кассы. Это кнопочная касса, которая работает от аккумулятора и имеет встроенный модем. Работать с базой товаров на таких кассах неудобно, можно только вбивать сумму.

Мобильные онлайн-кассы. Полноценные кассы, которые работают не от сети, а от аккумулятора. Рекомендуем обратить внимание на мобильную кассу «МСПОС‑К».

Облачные онлайн-кассы. Их устанавливают не на торговом объекте, а в дата-центре. Интернет-магазин или курьер может подключиться к такой кассе удаленно и пробить чек, он будет отправлен покупателю по сети.

Моноблоки. Большие кассы с экраном-планшетом, подходят для ресторанов и салонов красоты.

POS-системы. Еще более крупные кассы с отдельным экраном, предусмотрен денежный ящик для наличных. Наиболее распространены в крупных супермаркетах.

Мы поможем подобрать доступную онлайн‑кассу для соблюдения 54‑ФЗ

Воспользуйтесь удобным онлайн‑калькулятором на нашем сайте, чтобы самостоятельно рассчитать полную стоимость комплекта со скидками. Или обратитесь к нашим специалистам и они помогут разобраться во всех тонкостях, чтобы подобрать оптимальное решение для вас

Подробнее

На что ориентироваться при выборе онлайн-кассы

Где будет применяться касса. Если касса находится в торговой точке, подойдет фискальный регистратор с кассовой программой.

Если нет компьютера, выбирайте смарт-терминал.

Если будете использовать кассу на выезде, лучше использовать мобильное кассовое приложение и с его помощью пробивать чеки удаленно.

Количество клиентов в день. Поинтересуйтесь, как быстро касса печатает чеки. Это имеет большое значение в магазине с большим потоком покупателей.

Есть ли в продаже алкоголь. Если планируете торговать алкоголем, потребуется зарегистрировать ООО и получить лицензию. Далее выбирайте кассу, на которой предусмотрена работа с системой ЕГАИС.

Торгуете ли маркированным товарами. Важно, чтобы касса поддерживала работу с системой маркировки. Для этого необходимо приобрести отдельный сервис, такой как Контур.Маркет.

Как купить и зарегистрировать онлайн-кассу

Купить онлайн-кассу для индивидуального предпринимателя. Выберите производителя кассы, модель и убедитесь, что она есть в реестре, затем купите кассу — за полную сумму или возьмите в аренду. Если вы планируете работать больше года, аренда может быть невыгодна.

Купить фискальный накопитель. Вместе с кассой вам предложат приобрести фискальный накопитель — на 15 или 36 месяцев. Выбор срока зависит от системы налогообложения и видов работ, но в большинстве случаев это ФН на 36 месяцев:

Заключить договор с оператором фискальных данных. Одновременно с приобретением кассы заключите договор с оператором фискальных данных, чтобы передавать информацию о продажах в ФНС.

Оформить квалифицированную электронную подпись. Она понадобится для регистрации кассы в налоговой.

Зарегистрироваться в налоговой инспекции. Последовательность действий:

1. Подайте заявление на сайте налоговой инспекции или через личный кабинет. В заявлении необходимо будет указать владельца кассы, ИНН, место установки, модель и заводской номер, сферу применения.
2. Получите регистрационный номер кассы.
3. Зарегистрируйте кассу. Для этого необходимо установить фискальный накопитель, включить кассу и в настройке ввести сведения о предпринимателе и регистрационный номер.

После этого нужно будет передать в налоговую отчет о регистрации — она выдаст карточку регистрации, на кассе можно будет пробивать чеки.

Если у вас нет возможности зарегистрировать кассу самостоятельно или имеются вопросы, вы можете обратиться за помощью к нашим специалистам.

Штрафы за работу ИП без применения кассы

Работа без кассы. За деятельность без онлайн-кассы предпринимателя могут оштрафовать на 25-50% от сумм, проведенных мимо кассы. Минимальный штраф — 10 тыс. руб. Если предприниматель попадется во второй раз и общая сумма нарушений достигает 1 млн. руб., его работу могут приостановить на 90 дней. Максимальный штраф за работу без использования онлайн-кассы ничем не ограничен, он зависит только от того, сколько предприниматель совершил продаж в обход кассы.

Если не выдать чек. Если один раз не выдать покупателю бумажный или электронный чек, предпринимателю грозит штраф 2 тыс. руб.

Что важно знать при выборе онлайн-кассы для предпринимателя в 2022 году

• Онлайн-касса сохраняет данные о продаже товаров или услуг, передает их в налоговую через интернет и печатает чек.
• Она необходима государству, чтобы осуществлять контроль за доходами бизнеса, а предпринимателю — чтобы повысить эффективность работы.
• Кассу по закону применяют все ИП, которые торгуют за наличные или с оплатой банковской картой.
• Для торговой точки подойдет фискальный регистратор или кнопочная смарт-касса, для работы на выезде — приложение с удаленной кассой.
• Чтобы начать работу с кассой, потребуется купить устройство, а также фискальный накопитель, заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу в налоговой.
• За работу без кассы предпринимателя оштрафуют минимум на 10 тыс. руб.