Зачем нужна кассовая программа

Кассовая программа — это разновидность прикладного программного обеспечения, которую условно можно отнести к числу обязательных, незаменимых с точки зрения обеспечения практической применимости кассовой техники. Без кассовой программы продавец магазина не сможет правильно задействовать все возможности имеющейся контрольно-кассовой техники.

В дополнение к этим основным функциям, пользователь онлайн-кассы также получает бонусы, которые помогут его бизнесу развиваться.

Защита от воровства

Если в вашем магазине работают наемные сотрудники, то кассовая программа поможет предотвратить кражу товаров и денег из кассы. В кассовой программе можно заранее установить цену товаров, и кассир не сможет их изменить. Таким образом предприниматель сможет исключить ошибки и махинации с ценой при продажах.

Ускорение работы кассира

Кассовая программа имеет удобные графический интерфейс, который проведет пользователя кассы по всему процессу продажи. Кнопки быстрого доступа к наиболее популярным товарам и подсказки ускорят работу кассира на каждом этапе продажи.

Лояльность клиентов

Кассовая программа позволит назначать скидки для отдельных продуктов и удержать постоянных покупателей, поощряя их бонусами.

Отчеты о продажах

Кассовые программы умеют получать с кассы информацию о количестве проданных товаров и их стоимости. На основе этих данных товароучетная система или отдельный сервис могут формировать отчеты о продажах, прибыли, средний чек, динамика покупок и др.

Работа периферийных устройств

Обычно к кассовому аппарату или компьютеру с кассовой программой подключают денежный ящик и сканер штрих-кодов. Реже — весы и терминал для эквайринга. Если устройства интегрированы с кассовым аппаратом, это позволяет не перепечатывать сумму с одного устройства на другое — она автоматически появляется на кассе. Так предприниматель исключает махинации и ошибки со стороны кассира.

Что делает программа для магазина

В соответствии с законом в момент продажи онлайн-касса формирует бумажный чек. Бумажная копия документа распечатывается на принтере и отдается на руки клиенту. Одновременно с этим чек преобразуется в электронную форму и попадает в фискальный накопитель. Здесь он шифруется, помечается фискальным признаком и отправляется оператору фискальных данных — ОФД. Если покупатель потребует, цифровая копия чека отправляется ему по электронной почте или SMS. Чтобы задействовать различные функции онлайн-кассы необходима кассовая программа.

Формирование чека

Фискальный чек формируется на ККТ и содержит информацию по каждой позиции: наименования товаров, количество, цены с учетом скидок, ставки НДС. На каждом чеке — QR-код имеет размер не менее чем 2 см × 2 см и содержит в зашифрованном виде основную информацию об операции продажи. Программа должна уметь правильно оформлять чек при продаже товаров и услуг со скидками, по акциям, с учетом бонусов, при других операциях и формировать чек с этими данными.

Программа при необходимости может добавлять в чек дополнительные реквизиты, к примеру, данные компании-поставщика, если магазин выступает агентом). Если клиент не просто покупает товар, а оплачивает бонусной картой или вносит аванс, программа тоже должна отразить это в чеке.

Передача чека оператору фискальных данных

Кассовая программа отправляет информацию о продаже товара оператору фискальных данных. По закону это необходимо сделать в момент расчета с покупателем, а не по истечении некоторого времени. Если кассовый чек был сформирован с ошибкой, то через кассовую программу можно сформировать чек коррекции.

Формирование чеков о технических операциях

Программа помогает зарегистрировать онлайн-кассу в ИФНС или перерегистрировать ее — в обоих случаях формируются специальные чеки. Непосредственно перед началом пользования кассой — когда кассир приступает к работе, формируется отчет об открытии смены, а по завершении рабочего дня — отчет о закрытии смены. В обязательном порядке при замене и закрытии ФН формируется отчет о закрытии фискального накопителя, при налоговой проверке — отчет о текущем состоянии расчетов.

Какие бывают программы для касс

Кассовая программа может работать на кассе и на компьютере. Выбор кассовой программы и кассы зависит от количества магазинов и вида бизнеса.

Программа для автономной кассы

Для многих участников рынка автономка — это удобная кнопочная касса, которая не требует подключения к компьютеру, работает от аккумулятора и имеет встроенный модем. Ей не нужна розетка, Wi-Fi и стоит дешевле остальных касс.

Но к сожалению, это ее практически единственное преимущество. Потому что прежде всего автономка — это суммирующая касса, которая не предназначена для работы с базой товаров и не помогает бизнесу расти. В большинстве случаев автономки устанавливают, чтобы потратить минимум денег и соблюсти 54-ФЗ. Она подойдет для микробизнеса, где продавец и собственник бизнеса — одно лицо.

Главный недостаток автономки — эта касса заранее запрограммирована так, что в неё не внести никакие изменения самостоятельно. Для этого требуется помощь специалиста, а это стоит денег. Такую кассу сложно модернизировать — а в законе постоянно появляются изменения, и бизнесу нужно под них подстраиваться. Да и сам бизнес обычно не стоит на месте и развивается.

Также у автономки маленький экран и неудобная загрузка новых товаров. Поэтому в базу товары часто просто не заносят, а покупки рассчитывают по сумме — прямо как на калькуляторе.

Программа для кассы-моноблока

По мере развития бизнеса владелец магазина нанимает кассиров. Обычно он меняет автономку на кассу-моноблок — простую или сенсорную. На моноблоках предустановлена полноценная кассовая программа, она позволяет владельцу самостоятельно устанавливать цены и контролировать работу сотрудников. Моноблоки работают с дополнительным оборудованием и сервисами, легко обновляются, позволяют проводить сложные операции на кассе и анализировать продажи. А ещё они подстраиваются под изменения в законе.

Программа для компьютера с фискальным регистратором

Фискальный регистратор — кассовый модуль, совмещающий в себе принтер чеков и устройство записи фискальных данных на фискальный накопитель. При подключении к компьютеру с кассовой программой фискальный регистратор превращается в полный аналог кассу-моноблока.

Когда нужна программа на компьютере

Если предприниматель использует в своей работе компьютер, то он может установить кассовую программу и купить фискальный регистратор. Но когда бизнес новый, то к ноутбуку можно докупить фискальник — недорогое решение вопроса с кассой.

Продавец ищет товары в каталоге

Автосервису, который торгует запчастями не обойтись без компьютера: по модели автомобиля продавцы постоянно подбирают детали и ищут необходимый товар в каталоге. С кассовой программой и фискальным регистратором сотрудники смогут использовать компьютер не только для пробивания чеков, но и для поиска запчастей.

Мастер записывает клиентов

Предприниматели, которые оказывают услуги также не обойтись без компьютера. Чтобы планировать свое рабочее время им необходимо записывать дату и время, когда придет клиент. Это можно делать в Google Календаре или в специальных приложениях. На компьютере с установленной кассовой программой можно принимать оплату и печатать чеки.

Снижение расходов на кассу

Предпринимателю незачем тратить 12000-15000 рублей на покупку моноблока без накопителя, когда в точке продаж уже есть компьютер. Дешевле установить кассовую программу и за 7000-8000 рублей приобрести фискальный регистратор и торговать по закону.

Учет товаров в кассовой программе

Кассовая программа, которая не ведет учет остатков товара на складе относится к классу программ «фронт-офис». Для учета остатков можно использовать «бэк-офис» — сложную товароучетную или отдельный сервис.

Веб-сервис с отчетами

Обычно данный сервис сразу интегрирован с кассовой программой и включен в ее стоимость. Через сервис можно управлять ценами и скидками, в режиме реального времени контролировать выручку в торговых точках, планировать закупки и видеть прибыль.

Товароучетная система

С кассовой программой можно использовать товароучетную систему 1С. В нее будут передаваться все данные о продажах, и они будут отображаться в привычной для бухгалтера среде. Для малого бизнеса с парой торговых точек товароучетная систему будет избыточна — веб-сервиса с отчетами будет достаточно.