Для чего необходима инвентаризация товаров и в чем ее цель

Инвентаризация — это проверка фактических остатков товаров, которые есть в магазине и на складе, сверка их количества с данными из учетной системы. Если магазин не ведет учет, то инвентаризация помогает узнать, какие товары в наличии и чего не хватает. Из этих данных владелец магазина может сделать выводы о товарных остатках — активах его бизнеса.

Узнать, что реально есть в наличии. Магазин получает партию молока. Сотрудники принимают товары и заносят информацию в учетную систему. При продаже на кассе пачка молока списывается с остатков. Цифры в учетной системе не отражают реальность до конца: у части молока выходит срок годности, отдельные пачки воруют. Чтобы знать реальное положение дел, нужна инвентаризация.

Определить качество товара. При инвентаризации проверяют не только реальное количество товара, но и товарный вид: можно ли им торговать, не испорчен ли, не помят, есть ли ценник.

Понять, как работают сотрудники. Инвентаризация показывает недостачу или излишек товара. Причиной может быть воровство продавцов, невнимательность сотрудников, которые принимают товары, а также охраны магазина.

Инвентаризация дополняет учет и помогает владельцу магазина держать руку на пульсе.

Когда лучше проводить инвентаризацию товаров

Владелец магазина сам решает, когда проводить инвентаризацию. Как часто проводить ревизию в течение года, зависит от размеров магазина и качества работы персонала.

Инвентаризация товаров — регулярно. Инвентаризацию нельзя проводить слишком часто, она мешает продажам: нужно закрыть для покупателей целый отдел или весь магазин. Поэтому в небольшом магазине для переучета обычно выбирают время, когда покупателей меньше всего: вечер, ночь или раннее утро. Проводить инвентаризацию ежедневно, раз в месяц или в неделю — зависит от размеров магазина.

В гипермаркетах и магазинах с большим ассортиментом проводят частичную инвентаризацию каждый день, почти в онлайн-режиме. Управляющий выбирает товарную группу, и сотрудники пересчитывают товары на выбранных полках. Это делают быстро и выбирают товары так, чтобы у покупателей был доступ к их альтернативам.

Небольшой круглосуточный магазин делает полную инвентаризацию — закрывается ранним утром, когда меньше всего посетителей. На дверь вешают табличку «Учет» и теряют максимум пару покупателей за месяц.

Инвентаризация основных средств — в исключительных случаях. Иногда магазин проводит ревизию оборудования и мебели. Это нужно в редких случаях: когда магазин продают или ликвидируют, если меняют управляющего или заметили, что имущество магазина пропало или его затопили соседи сверху.

Владелец магазина увольняет управляющего и нанимает нового. Нужно знать, какое оборудование есть в наличии, а если чего-то недостает — предъявить претензии бывшему сотруднику. Тогда считают кассы, компьютеры, микроволновки, печи и шкафы.

Разберем, как проводить инвентаризацию товаров, по шагам.

Шаг 1. Подготовка к инвентаризации

Перед тем как начинать инвентаризацию, нужно убедиться, что в процессе товары не будут добавляться на полки или уходить.

Закончить приемку. Нужно принять товары и завершить все поставки. Если они появятся на полке в процессе инвентаризации, это исказит ее результаты — на бумаге возникнут несуществующие излишки.

Приостановить продажи. Магазин может закрыться на время или ограничить доступ покупателей к конкретной категории, если инвентаризация частичная. Если покупатели продолжат брать товары с полки, возникнет недостача.

Шаг 2. Распечатать остатки из учетной системы

В крупном магазине инвентаризация начинается с того, что директор или управляющий выпускает приказ о проведении инвентаризации. Дальше в магазине создают комиссия из сотрудников. В небольшом магазине можно обойтись без этого документа и комиссии.

Перед началом инвентаризации обязательно составляют инвентаризационную опись. В нее вносят остатки товаров по данным учетной системы и отмечают фактические остатки. Если вы пользователь сервиса Контур.Маркет, сформировать опись можно в разделе "Инвентаризация".

Важно вводить в таблицу полное наименование, например «колбаса Краковская полукопченая». Так при проверке сотрудник не перепутает одну колбасу с другой.

Если владелец магазина не доверяет сотрудникам, он может дать им опись без указания остатков. Так они не смогут подогнать количество товара под цифры и скрыть недостачу. Еще вариант — поручить инвентаризацию сразу двум группам сотрудников, которые будут проверять данные друг друга.

Шаг 3. Посчитать фактические остатки

Дальше комиссия или сам владелец магазина считает фактическое количество товаров. Товары делят по категориям, пересчитывают одну и переходят к другой. Например, сначала считают весь хлеб, потом все молочные продукты.

Помимо пересчета товаров смотрят на их состояние и срок годности. Если товары испорчены, их считают отдельно и делают пометку. В дальнейшем их нужно будет списать и утилизировать.

Если магазин принимает и продает товары по штрихкодам, отдельно проверяют, чтобы он был на товарах. Если штрихкода нет, такие товары откладывают и считают их отдельно. Дальше на них нужно нанести штрихкоды и добавить в учетную систему.

В инвентаризационной описи напротив каждого товара ставят число. В итоге получают фактические остатки.

Шаг 4. Выявить расхождение

Когда фактические остатки зафиксировали, их сравнивают с остатками из учетной системы. Основных выводов из этих расхождений может быть четыре. Инвентаризация выявляет:

• излишки. Как правило, возникают из-за ошибок в учете;
• недостачу. Товаров может оказаться меньше из-за ошибки или воровства;
• порчу. Товары в наличии, но срок годности вышел или товар испортили при хранении;
• пересортицу. Общее количество товаров в одной категории верное, но одних товаров не достает, а других слишком много. Так часто бывает, например, с фруктами и овощами.

Шаг 5. Принять меры по результатам инвентаризации

Теперь у владельца магазина есть документ, на основании которого можно внести изменения в учет и взыскать убытки с продавцов, кладовщика, охранника и других сотрудников. В крупном магазине эти решения закрепляют приказом об утверждении результатов инвентаризации, но это необязательно. Главное — оприходовать излишки и списать недостачу.

Излишки при инвентаризации — в фонд магазина. Товары принимают к учету по их закупочной стоимости на день инвентаризации. Бухгалтер начисляет сумму на финансовые результаты. Излишки учитывают в составе внереализационных доходов.

Недостача при инвентаризации — из зарплаты виновных. В крупных магазинах обычно есть норма убыли, недостача выше этой нормы удерживается с оплаты за работу продавцов и других виновных сотрудников. Если за прилавком стоит сам владелец магазина, он относит недостачу на убыток.

Недостача маркированных товаров — на списание в «Честный знак». Если магазин продает маркированные товары, например табак или обувь, недостачу кодов нужно списать в системе маркировки «Честный знак».

Что важно знать об инвентаризации товаров

1. Инвентаризация помогает выяснить, какие товары есть в наличии и как их число расходится с данными в учетной системе.
2. Сколько раз проводить инвентаризацию, решает владелец магазина. В небольшом магазине ее обычно проводят раз месяц, в гипермаркете — каждый день.
3. Для инвентаризации останавливают приемку, иногда и продажи, печатают остатки из учетной системы, потом считают фактические остатки.
4. Излишки зачисляют в фонд магазина, недостачу удерживают из зарплаты продавцов.