Ежемесячно она формирует для клиентов 30 000 закрывающих документов, которые отправляются вместе с грузами. Документы могут потеряться в пути или стать нечитаемыми.

Бумажные документы контрагенты часто просят продублировать. Документы печатаются и отправляются им заново, это увеличивает трудозатраты. Бухгалтеру приходится отслеживать недоставленные «долги», возникает риск не закрыть сделки в налоговом периоде, возникает масса неудобств. Это заставило компанию задуматься об электронном документообороте. Он обеспечивает гарантированную и быструю доставку документов.

По подсчетам «КЭТ Логистик», печать документа обходится в 70 копеек. Это 252 000 руб. в год. Ежегодно архив компании прирастает на 360 000 документов, которые нужно хранить и периодически представлять в налоговые органы. Чтобы делать это быстро, необходимо вести бумажный архив, что также требует затрат.

«КЭТ Логистик» ведет учет в системе 1С. В Диадоке для нее разработан типовой интеграционный модуль, которым воспользовалась «КЭТ Логистик». В результате ее сотрудники подписывают и отправляют электронные документы в привычном интерфейсе 1С и в режиме «единого окна»: им не нужно выгружать их из учетной системы, заходить в Диадок и т.д., все делается прямо в 1С.

«КЭТ Логистик» внедрила ЭДО в 2016 году и направляла клиентам электронные счета-фактуры и ТОРГ-12. С 1 июля 2017 года компания перешла на новый формат электронных документов и воспользовалась возможностью, которую он предоставляет, — заменила счета-фактуры и ТОРГ-12 универсальным передаточным документом (УПД). Тем самым она еще больше сократила затраты на документооборот, так как теперь снизился объем исходящего трафика.

Сейчас «КЭТ Логистик» обменивается электронными документами через Диадок с более 20% клиентов. Цель компании — все контрагенты. Параллельно она работает над тем, чтобы перевести в электронный вид и другие типы документов. Главное — «КЭТ Логистик» получила быстрый и полностью контролируемый документооборот, который экономит время и деньги.