Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — устройство, которое способно не только печатать чеки, но и передавать информацию обо всех операциях в онлайн-режиме через оператора фискальных данных в налоговую службу. Использовать такие кассы предписывает Федеральный закон № 54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием электронных средств платежа».

Условно онлайн-касса — это комбинация кассового оборудования с фискальным накопителем и программного обеспечения с выходом в интернет для обмена данными с налоговой службой.

При расчётах предприниматели и организации должны выдавать покупателям кассовый чек или бланк строгой отчётности. Если до момента расчёта клиент предоставил свой абонентский номер или адрес электронной почты, чек или бланк нужно продублировать ещё и в электронной форме.

Зачем нужна онлайн-касса

На первый взгляд, единственным плюсом от введения онлайн-касс является возможность ФНС контролировать все потоки наличности, но это далеко не так. Изучив вопрос более детально, можно понять, что выгоды появились и у бизнеса, который получил личный инструмент контроля над нерадивыми сотрудниками и возможность автоматизировать торговые процессы. А в качестве бонуса закон 84-ФЗ разрешил субъектам предпринимательской деятельности проводить регистрацию касс через интернет и отказаться от ведения ряда первичной документации. Не остались незамеченными и покупатели, у которых появилась возможность получать чеки на электронную почту или в СМС.

Кому нужна онлайн-касса

Реформа коснулась предпринимателей, которые занимаются торговлей, общепитом и предоставляют услуги. Не важно, приходят ли клиенты в кафе и офис продаж или заказывают товары через интернет. Кассы по закону ставят и владельцы интернет-магазинов.

Применять онлайн-кассу нужно независимо от правовой формы бизнеса. Ее устанавливают руководители предприятий и ИП. Онлайн-кассу должны использовать предприниматели, которые платят единый налог на вмененный доход, работают на упрощенной системе налогообложения и патенте.

Вот основные категории бизнесменов, которые по закону используют для продаж онлайн-кассу:

• Предприниматели, которые до 2017 года применяли кассы старого образца.
• Продавцы подакцизных товаров.
• Владельцы интернет-магазинов.
• Предприниматели, которые оказывают услуги. В их числе ИП на ЕНВД, упрощенке и патенте.
• Владельцы вендинговых и торговых автоматов.

Эти предприниматели должны передавать информацию о продажах ОФД и выдавать чеки клиентам.

Сроки перехода на онлайн-кассы

Срок перехода на онлайн-кассы зависит от нескольких факторов – режима налогообложения, вида деятельности и способа расчета с покупателем.

С 1 июля 2017 года на новые кассы перешли большинство организаций и ИП. Исключение составили:

• те, кто был вправе не применять ККТ до введения нового порядка, в том числе плательщики ЕНВД и ПСН;
• те, кто осуществлял торговлю с использованием торговых автоматов.

С 1 июля 2018 года на онлайн-кассы перешли организации и предприниматели:

• применяющие систему ЕНВД и ПСН в сфере розничной торговли и общепита, кроме ИП без наемных работников;
• осуществляющие расчеты с использованием электронных средств платежа;
• с наемными работниками, осуществляющие торговлю с использованием торговых автоматов.

С 1 июля 2019 года на новые кассы перейдут:

• организации и ИП на ЕНВД и ПСН вне сферы розничной торговли и общепита;
• ИП на ЕНВД и ПСН в сфере розничной торговли и общепита без наемных работников;
• организации и ИП, оказывающие услуги населению;
• организации и ИП, осуществляющие безналичные расчеты с физическими лицами;
• ИП без наемных работников, осуществляющие торговлю с использованием торговых автоматов.

Кто освобожден от применения ККТ

Некоторые категории бизнеса вправе отказаться от использования контрольно-кассовой техники. В законе четко прописаны виды деятельности, при осуществлении которых можно не применять онлайн-кассу (п. 2 ст. 2 54-ФЗ). К ним относятся:

• торговля газетами и журналами, напечатанными на бумаге
• торговля ценными бумагами;
• разносная торговля (кроме товаров, подлежащих обязательной маркировке) с использованием ручных тележек, корзин, лотков или велосипедов на борту поездов и воздушных судов; 
• продажа через киоски питьевой воды, мороженого, разливных безалкогольных напитков, молока;
• обеспечение питанием в образовательных заведениях в учебный период;
• реализация непродовольственной продукции на отведенных для ведения торговли местах и площадях;
• торговля из автоцистерн определенными видами продукции, торговля овощами вразвал;
• прием от физлиц утильсырья и стеклотары;
• ремонт обуви;
• ремонт и производство галантерейных товаров и ключей из металлов;
• платные услуги, оказываемые государственными и муниципальными библиотеками
• услуга платной парковки на дорогах общего пользования и на региональных, муниципальных и земельных участках;
• услуги по присмотру и уходу за отдельными категориями граждан;
• продажа производителем предметов народного художественного промысла;
• вспашка земли и распиловка дров;
• услуги по переноске вещей на вокзалах, в аэропортах и портах;
• сдача в аренду недвижимости, принадлежащей ИП на праве собственности.

Также согласно п. 2 ст. 3 54-ФЗ от применения онлайн-касс освободили организации и предпринимателей, находящихся в отдаленной и труднодоступной местности. Списки таких населенных пунктов утверждаются региональными властями. Еще в исключения попали аптеки в сельских фельдшерских пунктах и религиозные организации.

Обратите внимание! Если ваш бизнес не входит в указанный список, вам нужно подключить онлайн-кассу в установленные законом сроки.

Штрафы за работу без онлайн-кассы

Компании и предприниматели должны зарегистрировать и установить онлайн-кассу, пробивать чеки и передавать данные в налоговую. За нарушения предпринимателям грозят штрафы.

За невыдачу кассового чека покупателю

За ненаправление в электронном виде или непередача распечатанного чека покупателю по его требованию ИП могут оштрафовать на 2000 рублей, юридическое лицо - на 10000 рублей.

За неприменение контрольно-кассовой техники

Штраф для должностных лиц и ИП — от ¼ размера суммы расчета до ½ размера суммы расчета, но не меньше 10000 рублей. Для юридических лиц — от ¾ размера суммы расчета до 1 размера суммы расчета, но не меньше 30000 рублей.

За повторные случаи работы без ККТ

Если организация получила штраф, но продолжает работать без кассы, и сумма выручки достигла 1 миллиона рублей, по закону руководителя отстранят от должности на 1-2 года, а бизнес приостановят на срок до 90 дней.

Когда покупать онлайн-кассу

К июлю 2019 года должны поставить онлайн-кассу те, кто оказывает услуги населению. Для предпринимателей, работающих в рознице, общепите или торгующих подакцизными товарами, все зависит от того, есть ли наемные сотрудники. Если их нет — с установкой кассы можно немного подождать (хотя мы не рекомендуем тянуть с установкой кассы до 1 июля 2019 года), если есть — установить кассу надо было еще в прошлом году.

Как установить онлайн-кассу

Покупка или модернизация кассы

Прежде всего необходимо узнать о возможности модернизации вашей кассы. Данную информацию может предоставить производитель кассовой техники или специалисты ЦТО. Если доработка возможна, необходимо определить стоимость модернизации и сравнить ее со стоимостью покупки новой онлайн-кассы. Так же стоит принимать в расчет наличие гарантии производителя на новую ККТ, так как при доработке старого кассового аппарата гарантия будет распространяться лишь на комплект модернизации.

Вариантов онлайн-касс много — в реестре ККТ на сегодня 170 моделей. Предприниматели выбирают среди них, исходя из потребностей. Для небольшой торговой точки идеально подойдет подойдет мобильная касса, например, MТС Касса 5. Для создания полноценного рабочего места кассира подойдет популярный вариант — касса из двух частей: фискальный принтер чеков Вики Принт 57 плюс Ф (до 300 чеков в день) и POS-терминал Атол Оптима.

Также к онлайн-кассе можно подключить товароучетную систему, например Контур.Маркет, чтобы автоматизировать многие торговые операции, контролировать остатки товара, поддерживать программы лояльности и управлять бизнесом из любой точки мира.

Договор с ОФД

Выбрать оператора передачи фискальных данных нужно перед тем, как зарегистрировать кассовый аппарат. ОФД должен быть аккредитован Федеральной налоговой службой.

Перечень операторов фискальных данных размещен на официальном сайте ФНС РФ. В реестре налоговой в данный момент 21 оператор фискальных данных.

Электронная подпись

Электронная подпись требуется для регистрации кассы в налоговой, а продуктовой рознице — для работы с ЕГАИС и системой маркировки.

Интернет

Интернет подойдет любой — Wi-Fi, проводной или мобильный, но подключение обязательно должно быть стабильным.

Данные при этом не поступают напрямую в налоговую: их принимает, обрабатывает, проверяет и хранит посредник — оператор фискальных данных. Он же и передает информацию в ФНС.

Регистрация онлайн-кассы

В соответствии с 54-ФЗ зарегистрировать онлайн-кассу можно через интернет без посещения налоговой инспекции. Для этого необходимые документы заполняются на сайте nalog.ru или в личном кабинете на сайте ОФД, подписываются сертификатом электронной подписи и отправляются в ФНС.

ФНС проверяет полученные сведения, присваивает кассе регистрационный номер и высылает его вам. Этот номер вы вносите в фискальный накопитель, формируете отчет о фискализации и передаете его параметры в налоговую. ФНС проверяет корректность работы фискального накопителя и присылает в ответ электронную регистрационную карточку. После этого онлайн-касса считается зарегистрированной и готова к дальнейшей работе.

Налоговый вычет за онлайн-кассу

С 2018 года предприниматели имеют право на налоговый вычет за онлайн-кассу. Максимальная сумма налогового вычета при покупке онлайн-кассы для ИП составляет 18000 рублей за каждую единицу техники. Однако в сумму вычета включается не только сама стоимость кассы. Чиновники определили, что, помимо покупной цены аппарата, в вычет можно включить:

• расходы на фискальный накопитель;
• программное обеспечение;
• услуги по установке, настройке техники;
• работы по модернизации оборудования.

Получить вычет в 2019 году могут не все предприниматели. Такое право есть у ИП на ЕНВД и патенте. Право на вычет зависит от того, когда предприниматель зарегистрировал кассу в налоговой:

• С 1 февраля 2017 по 1 июля 2018 года — ИП в торговле и общепите с наемными сотрудниками.
• С 1 февраля 2017 года по 1 июля 2019 года — ИП с другим бизнесом, а также в рознице и общепите без сотрудников.

Чтобы претендовать на получение вычета, индивидуальные предприниматели должны поставить кассу на учет до 1 июля 2019 года. Это еще одна причина купить и установить онлайн-кассу заранее.

После регистрации потребуется выполнить еще три шага:

• заполнить уведомление на вычет;
• отправить заявление;
• дождаться решения и сократить налоги.