Какие обязанности возложили на работодателей в связи с введением электронных трудовых книжек

С 2020 г. работодатели должны учитывать информацию о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Основываясь на этих данных, формируются два документа:

• отчет СЗВ-ТД, работодатель отправляет его в пенсионный фонд и таким образом передает сведения об изменениях в трудовой деятельности сотрудника;
• форма СТД-Р, содержит информацию о периоде работы у конкретного работодателя — она предоставляется работнику по требованию или при увольнении (в Бухгалтерии эта форма будет реализована ближайшее время).

До конца 2020 г. все сотрудники должны предоставить работодателю заявления о выборе формы ведения трудовой книжки:

• если в электронном виде — работодатель делает отметку об этом в бумажной трудовой книжке и выдает ее сотруднику;
• если в бумажном виде — работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку; но помимо этого ему придется вести трудовую и в электронном виде, чтобы была возможность сдавать СЗВ-ТД, но выдавать работнику форму СТД-Р в таком случае нет необходимости, так как она заменяет бумажную трудовую книжку.

Работодатель обязан уведомить ПФР о выборе каждого из своих сотрудников. Эта информация передаются также через СЗВ-ТД.

Как реализована электронная трудовая книжка в Контур.Бухгалтерии

В Бухгалтерии вкладку электронная трудовая книжка вы можете найти в личной карточке работника. Нажмите «Сотрудники», выберите ФИО нужного сотрудника и в открывшейся личной карточке выберите вкладку «Трудовая книжка».

Вкладка с трудовой книжкой есть у тех сотрудников, которые трудоустроены по трудовому договору либо работали по нему определенный период в 2020 г. В случае, когда работник оформлен по договору гражданско-правового характера, вкладки не будет.

В электронную трудовую книжку необходимо вносить записи о различных кадровых мероприятиях, таких как прием на работу, перевод на другую должность, увольнение, смена названия компании, установление второй и последующих профессий и запрет занимать должность.

Если вы собираетесь внести запись о мероприятии, перейдите во вкладку «Трудовая книжка» нужного работника. Нажмите на кнопку «+ Добавить мероприятие» и из раскрывающегося списка выберите мероприятие.

Как подать заявление о выборе формы трудовой книжки в пенсионный фонд

Необходимо получить заявления о выборе формы трудовой книжки от всех работников. Далее уведомите о выборе каждого сотрудника Пенсионный фонд РФ.

Чтобы это сделать, выберите вкладку «Сотрудники», выберите ФИО нужного сотрудника и в открывшейся личной карточке нажмите на вкладку «Трудовая книжка», далее на кнопку «+ Добавить заявление».

Укажите формат, в котором будет вестись трудовая книжка — в электронном или бумажном, отметьте дату заявления. Если заявление было отправлено с помощью другого сервиса, его необходимо пометить соответствующим флажком. Нажмите «Добавить».

Заявление сформировано. Оно будет отправлено одновременно с формой СЗВ-ТД. После чего статус отправки изменится на «Отправлено».

Как сформировать и отправить СЗВ-ТД

Если у работников в трудовых книжках были внесены новые мероприятия, на вкладке «Главная» появится задача «Сдать отчет СЗВ-ТД». Срок, в который появится задача, зависит от вида мероприятия:

• прием и увольнение на следующий рабочий день после даты события;
• отменяющие мероприятия — на следующий рабочий день после даты отмены;
• иные мероприятий — 15 число следующего месяца.

Отчет можно также сформировать на вкладке «Отчетность» → «ПФР» → «+ Создать отчет» → «СЗВ-ТД». При подготовке отчета в открывшемся окне нужно задать отчетный период.

Бухгалтерия самостоятельно проверяет наличие новых мероприятий или заявлений о выборе формы трудовой книжки, если они еще не были направлены в пенсионный фонд.

• Сервис оповестит вас, если новых мероприятий и заявлений нет, в таком случае создавать и отправлять отчет не нужно.
• Также сервис напомнит вам о работниках, по которым необходимо отправить информацию либо не указан СНИЛС. Нажмите на ФИО и в открывшейся вкладке укажите СНИЛС.
• Если новые мероприятия и заявления есть и сведения СНИЛС сотрудников внесены корректно, откроется страница с отчетом.

Титульный лист. Поля заполняются автоматически из реквизитов компании, проверьте их актуальность. Отредактировать можно в пункте «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты организации».

Сведения о трудовой деятельности работников. Выгружается список работников, по которым необходимо передать данные в пенсионный фонд: мероприятия или заявление о выборе формы трудовой книжки. Для просмотра подробностей, нажмите на ФИО сотрудника, вы увидите страницу с данными работника и всеми мероприятиями, которые ранее были добавлены в личную карточку, но еще не отправлялись в пенсионный фонд.

Обязательно проверьте, что мероприятия добавлены корректно. Если нужно внести изменения, то перейдите в личную карточку работника на вкладку «Трудовая книжка».

После того, как вы все проверили, нажмите «Далее». Бухгалтерия осуществит проверку и оповестит вас в случае обнаружения ошибок. Все ошибки представлены в протоколе.

Исправьте обнаруженные ошибки и повторите запустите проверку. Если ошибок при проверке нет, нажмите на кнопку «Подписать и отправить». Выберите нужный сертификат, подпишите отчет и отправьте.

После отправки отчета мероприятия и заявления приобретут новый статус «Отправлено» в личной карточке работника на вкладке «Трудовая книжка».